O que a psicologia ensina sobre a estruturação do expediente

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Nosso expediente normalmente é coordenado não por prioridades ou desejos, mas pelo que grita mais alto. Por melhor que seja sua intenção de ter um dia produtivo, as horas passam facilmente em uma enxurrada de e-mails, reuniões e demandas que devoram seu tempo como um parasita – furtivo mas destrutivo.

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Claro, há centenas de dicas de produtividade – desde lista de afazeres e aplicativos de gerenciamento de tempo até exercícios de mentalização. Tudo parece funcionar por um curto período, até as demandas diárias sugarem seu tempo.

Uma alternativa: ao invés de pensar em seu expediente como uma longa lista de afazeres ou testar diferentes tipos de exercícios de gerenciamento de tempo, veja a ciência de como seu cérebro funciona durante o dia e tente alinhar as tarefas certas às mentalidades certas para maximizar a produtividade.

Para começar, vamos pensar sobre alguns pontos de virada cruciais do dia.

Cuide das suas três primeiras horas

As primeiras três horas do seu expediente são as mais preciosas e produtivas, de acordo com o psicólogo Ron Friedman.

Ao invés de mergulhar na sua caixa de e-mails, checar recados ou atender pedidos de outras pessoas, concentre essas três horas no trabalho que é mais importante para você e seu emprego.

“Tipicamente, temos uma janela de três horas onde estamos realmente concentrados. Somos capazes de grandes contribuições em termos de planejamento, em termos de pensamento, em termos de falar bem”, disse Friedman ao Harvard Business Review. “Se desperdiçarmos essas três primeiras horas reagindo às prioridades de outras pessoas, acabamos usando nossas melhores horas e não seremos tão eficazes como poderíamos ser”.

Estudos mostraram que nós sofremos uma redução na função cognitiva da manhã à tarde. “Com menos recursos cognitivos disponíveis no fim do dia, a pessoa desempenhando a função pode senti-la como mais onerosa”, indicam os pesquisadores do Journal of Vocational Behavior. Em outras palavras: não adie as coisas difíceis.

Também é importante ser proativo ao invés de reativo na primeira parte do seu dia. Nós queremos ser receptivos aos nossos clientes, queremos ser receptivos aos nossos colegas, mas ser receptivo logo de manhã é um desperdício cognitivo. Isso nos impede de alavancar nossas melhores horas, segundo Friedman.

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Pense como um Chef

Qual a melhor forma de começar o dia, então? O mundo culinário parece ter encontrado uma estratégia, acredita Friedman. Os franceses têm até um termo para isso: mise en place, que significa “tudo em seu lugar”.

Se você olhar como os chefs operam, eles não correm para a cozinha e imediatamente começam a cozinhar. Ao invés disso, eles deliberadamente tomam tempo para imaginarem a execução perfeita de um prato e, então, começam a trabalhar.

“Eles identificam os passos que precisam tomar, selecionam e juntam as ferramentas certas, separam os ingredientes na proporção certa e, então, organizam tudo. Resumindo, primeiro eles criam uma estratégia, depois a executam”, explicou Friedman.

Usar os primeiros minutos do seu dia para planejar e colocar as coisas em ordem, ao invés de mergulhar no trabalho, vai te ajudar a adotar uma abordagem mais focada durante o dia todo.

Saiba quando seu cérebro e corpo precisam de um desconto

Não é somente o cérebro que fica fatigado no decorrer do dia. De acordo com Tony Schwartz, fundador do The Energy Project, conta que fisiologicamente, seguimos “ritmos ultradianos”, ou ciclos que duram de 90 a 120 minutos durante os quais nossos corpos se tornam fatigados e precisam de descanso. Pense neles como ciclos de concentração. Ultrapasse seu ciclo natural sem fazer uma pausa e você começará a ter retornos decrescentes, de acordo com Schwartz.

Ao invés de gerenciar seu tempo, pense em gerenciar sua energia ou atenção.

Isso significa não ignorar os sinais indicadores: sentir-se inquieto, bocejando, perdendo o foco ou com dores de fome são sinais de que você deve se levantar e sair da sua mesa por alguns minutos. Ignore esses sinais, como muitos de nós normalmente fazemos, e você estará esgotando sua energia para o resto do dia.

Cuide da queda de energia às 15h

Você conhece o sentimento muito bem – o almoço passou mas o fim do expediente ainda está longe e você se sente praticamente acabado. Essa queda de energia, que normalmente ocorre às 15h, coincide com nossos ciclos circadianos.

Nossos corpos naturalmente liberam um hormônio chamado melatonina e nossa temperatura cai perto desse horário, o que causa o sentimento de sonolência. Se um cochilo de 20 minutos não é possível durante o expediente (apesar de ser uma ótima escolha), há outras opções.

“Leve essas flutuações de energia em conta e planeje algum trabalho menos desgastante, aquele que exige menos energia, menos concentração e foque em realizar esses tipos de tarefas às 14-15h”, diz Friedman. Isso pode significar programar uma reunião que tem baixa prioridade durante esse período ou fazer um trabalho que não requer muita precisão.

Essa queda de energia também pode ser uma boa hora para focar em tarefas criativas. “Somos melhores em sermos criativos quando estamos fatigados, o que uma ideia interessante e contraintuitiva”, diz Friedman. “Programar uma tarefa criativa no período do seu dia que você sabe que estará um pouco cansado pode ser benéfico”.

A palavra obrigatória aqui é programar. Não deixe seu dia ser sequestrado pela fadiga. Seja antecipadamente estratégico sobre como você divide seu tempo e estará preparado para a queda de energia quando ela chegar.

Defina um fim de expediente (e cumpra)

É fácil permitir que nosso trabalho se estenda indefinidamente pelo resto das nossas vidas – checamos e-mail durante o jantar, antes de dormir e até no meio da noite. “Trabalhamos e vivemos com esses dispositivos que fazem tudo ser urgente e isso se tornou neurologicamente viciante”, diz Friedman.

Determinar uma hora para se desconectar pode ter efeitos profundos em sua habilidade de se concentrar e se sentir renovado no dia seguinte, mas afastar esses dispositivos brilhantes das nossas mãos, por horas, pode parecer quase impossível.

Uma sugestão: Friedman minimiza a tentação de checar seu e-mail à noite ao usar diferentes dispositivos para trabalho e lazer. “Não tenho e-mail em meu iPad. Então, o iPad se torna um dispositivo que eu uso para prazer enquanto o celular é uma ferramenta de trabalho”, diz.

Programe uma hora de diversão

Jogue mais videogames. Isso mesmo – videogames. De acordo com Friedman, programar um horário para jogar é um importante modo de se aumentar sua função cognitiva. “Videogames ficam mais difíceis à medida que jogamos. Cada fase é mais difícil. No trabalho, é normalmente o contrário. Não temos essa dificuldade progressiva”.

Exercício é uma opção tão boa quanto. De acordo com pesquisadores do Behavioral Science Institute na Holanda, o aumento de atividade física está associado à redução da fadiga relacionada ao trabalho ao longo do tempo. Mas é claro que o paradoxo permanece: “Trabalhadores fatigados que iriam se beneficiar mais da atividade física, são os menos ativos fisicamente”.

Moral da história: levante-se e vá fazer algo, mas certifique-se de se divertir enquanto estiver fazendo. Encontrar esse tipo de estímulo fora do local de trabalho pode ser um bom lembrete de que você precisa se manter desafiado pelo seu trabalho em vez de ser complacente com sua função.

Publicado em HelpScout. Traduzido e adaptado pela equipe do Tutano.

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Ministrante
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SÓCIO E DIRETOR DE OPERAÇÕES

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