5 habilidades essenciais para COOs (Diretores de Operações)

Alexander Tuff, sócio e presidente do Winged Keel Group em Nova Iorque, discute os 5 conceitos principais que todo COO deveria conhecer.

No começo da minha carreira, eu estava determinado a escolher as habilidades que mais me ajudassem a ser um bom líder. Em 2009, depois de 15 anos nessa busca, eu conquistei meu primeiro cargo de liderança de verdade como Diretor de Operações (COO) de risco no CIT Group. Eu era responsável por cerca de 600 pessoas, e eu não tinha noção do que estava envolvido. Comecei a investir meu tempo livre tentando entender o que um COO realmente faz e me questionando se eu seria bom nisso.

Há centenas de artigos sobre como ser bem-sucedido em cargos de CEO e CFO, mas quase nenhum sobre Diretores de Operação. As responsabilidades deste trabalho abrangem desde a área administrativa até o mais estratégico, e podem variar muito de empresa para empresa.

Atualmente, eu já trabalhei como COO em três empresas diferentes e descobri que há certos traços característicos inatos que todo profissional da área deve ter, e certas atividades e processos que maximizam seu impacto.

A eficácia de um COO está 100% relacionada com a sua habilidade de liderar. Sucesso como um(a) Diretor(a) de Operações também requer algumas inclinações naturais para resolução de problemas complexos, implementação de soluções e desejo de mudança – não importando o quão grandes são os obstáculos. Flexibilidade para trabalhar com equipes diversas é sempre bom, também. Boa comunicação e colaboração são essenciais.

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Seu desempenho também depende do apoio de outros líderes e sua habilidade de provocar mudanças dentro da organização. Apesar de 2 cargos de COO nunca ter as mesmas atribuições e requisitos, aqui vão algumas habilidades para se sair bem na área:

1. Identificar principais problemas

Toda empresa tem áreas onde pode melhorar. Encontrar pessoas de todos os níveis e fazer as perguntas certas vai te ajudar a identificar esses problemas.

Essas conversas com pessoas diversas te ajuda a ganhar insights em processos de tomada de decisão, te ajudando a agregar e categorizar informações para entender o que aflige toda a organização vs. cada departamento.

Pesquisas também são úteis para conseguir as informações que você precisa, além de permitir que você meça e articule desafios importantes de uma forma que não gera controvérsia. E, é claro, gera dados importantes para ilustrar problemas ou melhorias sem sentimentos negativos.

É importante priorizar suas descobertas. Identifique quais tarefas requerem seu envolvimento ativo e delegue o resto. Seja aberto, transparente, solicite feedback e tenha uma política de “portas abertas”. quando você entender os principais desafios e comunicá-los aos outros líderes sênior, você pode construir um plano de operação geral de 12 meses.

2. Garanta o alinhamento em toda a empresa

Não é um feito pequeno alinhar comportamentos, design organizacional, compensações e objetivos em uma firma. Líderes devem concordar na missão, visão e valores da empresa. Uma vez que haja consenso, você pode comunicar o propósito da empresa, direção e valores para seus colaboradores. Essa declaração servirá como base para todos os esforços de alinhamento.

Então, você precisa escolher um design organizacional para apoiar internamente a comunicação e colaboração. Plano de compensação claros são fundamentais. Garanta que não há ameaças à moral e que os planos incentivem comportamentos desejados de cada negócio e função.

Por fim, alinhe objetivos de cada departamento para garantir que eles estão de acordo com os objetivos gerais da empresa, te ajudem a responsabilizar pessoas e bonificar conquistas.

3. Encontre e invista nos seus melhores talentos

Os Diretores de Operações são tão eficazes quanto as pessoas que lideram. Por isso, é importante saber quem são os colaboradores e apoiadores com os melhores e piores desempenhos na empresa. Isso exige muita intuição, mesmo quando significa avaliar talentos diferentes da sua área de atuação. Substituir os colaboradores com os piores desempenhos ou transferí-los para áreas mais adequadas aumentará os padrões (e resultados!) de toda a empresa. Dê recursos para os talentos que já estão na sua empresa, e garanta que suas vozes estão sendo ouvidas. Com uma base de colaboradores sólida, você pode focar em treinamentos, programas de incentivo e melhoria, dando a eles oportunidade de liderar.

4. Lidere esforços de planejamento em toda a empresa

Envolvimento no planejamento estratégico, orçamentos, operações e projetos te permite direcionar recursos de acordo com as maiores necessidades e prioridades. O planejamento estratégico precisa descrever o que acontecerá nos próximos 3 a 5 anos. O orçamento te ajuda identificar para onde a receita pode ser redirecionada, e quais projetos precisam de atenção. A operação unifica todos os departamentos e deve incluir fundos para TI, garantindo maior eficiência. A área de projetos ajuda a garantir que cada área esteja trabalhando de acordo com os objetivos e prazos da empresa. Faça com que você tenha uma cadeira reservada em cada reunião dessas equipes, e que sua função esteja clara para todos, inclusive para você.

5. Torne tudo que você toca em ouro

Ciclos de feedback para cada processo ajudam a empresa a melhorar sempre. Identifique desperdícios ou trabalhos desnecessários e libere recursos. Recompensar colaboradores que removam gargalos, retrabalhos, produção excessiva e priorização errada de tarefas te ajudará a criar uma cultura de melhoria constante. Monitore métricas-chave para entender se os objetivos estão sendo alcançados e quais melhorias tem sido eficazes.

Um(a) bom COO deve preencher as lacunas de liderança, consertar grandes problemas e executar estratégias centrais da empresa em conjunto com líderes sêniores. Mais importante de tudo, um bom Diretor de Operações deve ser um comunicador eficaz e um excelente colaborador com as pessoas com quem trabalha.

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