10 maiores erros que você provavelmente comete ao usar e-mail

2016-03-08_10-erros-email

O e-mail é ferramenta tecnológica que todo mundo usa, mas – muitas vezes – também odeia. Não é a toa que muitas vezes é chamada de barata da internet.

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Ame-o ou odeie-o, todos nós poderíamos melhorar nossas habilidades com e-mail, de gerenciar nossa caixa de entrada a enviar mensagens mais elegantes. Aqui seguem 10 maiores erros que cometemos em nosso e-mails.

10. Enviar e-mail para a pessoa errada ou para muitas pessoas

É terrivelmente fácil enviar um e-mail para a pessoa errada, como as pessoas que receberam um e-mail direcionado a outra pessoa ou que cometeram esse erro devem saber. Sempre verifique a função autocompletar do seu e-mail e, talvez o mais importante, tente não enviar e-mails que possam te envergonhar se ele cair em mãos erradas. Do mesmo modo, garanta que cada pessoa nos campos “Para” ou “Cópia” realmente precisa dessa mensagem. Enviar e-mails para pessoas que não precisam ver a mensagem é a mesma coisa que forçar alguém a participar de uma reunião onde não foi convidado. Também seja cuidadoso quando responder para não clicar em “Responder a Todos” – uma das maiores causas de falhas.

9. Verificar a caixa de entrada muitas vezes

Todos estamos tentando consertar o e-mail porque ele é um assassino da produtividade. Nós verificamos e-mails muitas vezes – à noite, nos fins de semana, feriados e durante o dia inteiro. O segredo para um trabalho melhor é verificar menos, então, aqui seguem dicas de como parar de olhar e-mails em seu tempo livre, porque você não deveria ver seus e-mails como a primeira coisa do dia e como criar espaço para trabalhos mais importantes ao ajustar seu programa de e-mail para atualizar a cada hora e não constantemente.

8. Não limpar suficientemente sua caixa de entrada

A ironia é que checamos e-mails constantemente, mas nossas caixas de entrada continuam enchendo porque não tomamos ações quando olhamos nosso e-mails. É como receber correspondências físicas, abrir todas e, então, jogá-las em uma pilha ao lado da porta. Em algum lugar entre o estresse de limpar sua caixa de entrada e o estresse de deixá-la ir para o inferno, há uma solução: verifique sua caixa de entrada regularmente (mas não o tempo todo) e, quando o fizer, processe as mensagens de fato.

7. Usar a caixa de entrada como gerenciador de tarefas e bloco de anotações

Os e-mails que permanecem em sua caixa de entrada ou são itens de referência (ex: uma newsletter com informações que você quer ler) ou são itens de ação (ex: perguntas do seu chefe sobre um projeto que você precisa responder). Isso faz o Gmail parecer uma lista de afazeres ou um lugar para guardar suas anotações e lembretes, mas o e-mail não é um gerenciador de tarefas. Novos e-mails entram constantemente, enterrando os mais importantes.

Gerenciadores de tarefas têm funções muito melhores para esses propósitos, como drag-and-drop, notas manuais e agrupamento de múltiplas anotações, para priorizar a lista de afazeres. Há excessões à regra, claro, um bom sistema de trabalho pode aplicar os princípios do GTD ao Gmail e o Inbox do Google faz um bom trabalho ao incluir características relacionadas à tarefa. Porém, é melhor você usar apenas uma lista de afazeres – provavelmente não será seu e-mail.

6. Enterrar novos e-mails nos tópicos de e-mails antigos

Não reutilize tópicos fechados para começar uma nova conversa só porque você é preguiçoso demais para criar uma nova mensagem e adicionar os contatos. Tópicos de e-mail saem do controle por conta própria – mesmo quando todos se mantêm ao assunto do e-mail.

Você conhece aqueles assuntos que começam com ““Re: Re: Re: Re:”. É ainda pior quando um tópico não morre porque nós o mantemos vivo, usando tópicos antigos para mandar uma mensagem sobre um assunto completamente diferente. Admito que esse é um pequeno costume meu e eu vi até os mais antenados em tecnologia fazerem isso. Usar e-mails antigos para enviar novos assuntos faz com que os destinatários tenham muito mais dificuldades em organizar e entender seus e-mails (ex: o assunto é sobre o jantar de quatro meses atrás, mas, agora, todo mundo está sendo copiado ao mesmo e-mail para falar sobre a festa surpresa do mês que vem). Por favor, não faça isso. Crie um novo e-mail para cada assunto distinto.

5. Escrever assuntos terríveis

A razão de reutilizar e-mails antigos ser algo tão ruim é porque o assunto do e-mail é uma parte crítica da informação. Ele nos ajuda a saber se devemos ler o e-mail na hora ou se pode esperar. Eu recebo muitos e-mails com assuntos em branco, com o mesmo assunto em todos os e-mails da mesma pessoa (ex: “Oi”) e com assuntos que são rudes e que eu nunca abrirei (ex: “TERCEIRA TENTATIVA: Novidades Que Eu Tenho Para Te Contar Sobre O Quê Seus Leitores Querem Ler”). Eu sei que podemos escrever assuntos mais interessantes e informativos.

4. Não guardar ou copiar e-mails importantes

Pensamos que nossos e-mails são armazenamentos ilimitados mas, assim como você não deveria confiar somente no armazenamento na nuvem para copiar arquivos importantes, seus e-mails importantes não deveriam habitar um único lugar. E se o servidor misteriosamente apagar seus e-mails? Ou o Gmail cair quando você quiser acessar uma mensagem específica? (Já vi ambos acontecerem).

Backups são seus amigos. Você pode salvar um backup dos seus e-mails no hd ou em um serviço de terceiros (ex: Gmail) e, automaticamente, atualizar o backup mensalmente. Outlook e outros programas de desktop facilitam a cópia de mensagens em seu hd. Você também pode usar o IFTTT para enviar mensagens e anexos à serviços de armazenamento na nuvem para que as mensagens importantes não fiquem salvas em mais de um lugar.

3. Ignorar a etiqueta básica

Assim como outros meios de comunicação, há meios atenciosos e discretos para se escrever e-mails. Limite suas mensagens a poucas linhas (seja conciso, organizado e relevante). Releia suas e-mails antes de enviá-los, limite-se a 300 palavras e tente não irritar o mundo com a sua assinatura. E, finalmente, não beba e mande e-mail.

2. Enviar informações sensíveis por e-mail

O e-mail pode parecer privado, mas não é. Criptografe seus documentos (ex: arquivos relacionados a impostos e projeções) se tiver que enviá-los digitalmente ou procure outros modos de se compartilhar informações sensíveis, como senhas. Lembre-se, qualquer coisa que pode ser vista, pode ser copiada então, quando em dúvida, mantenha suas coisas no mundo real e não no digital.

1. Não responder rapidamente ao e-mail

Já leu um e-mail e, então, marcou com uma estrela e pensou em responder depois (e nunca responder)? Confesso que faço isso também. Responder prontamente ao e-mail talvez seja o hábito mais importante que você pode desenvolver, de acordo com Eric Schmidt, executivo do Google. Use a regra 2-2-2 para se forçar a responder todo tipo de mensagem em tempo hábil (responda e-mails em até 2 horas). Bem, para muitos de nós, responder dentro do mesmo dia já seria bom! Se você esqueceu de responder algum e-mail, não se preocupe, você pode se recuperar. Mas, prosseguindo, considere criar filtros melhores para que somente os e-mails importantes tenham a sua atenção – e controle seu e-mail, ao invés dele controlar você.

Texto publicado originalmente por Melanie Pinola no site Life Hacker. Traduzido e adaptado pela equipe do Tutano.

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