Como parar com o planejamento excessivo (mesmo sendo perfeccionista)

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Quando bem feito, os rituais diários e semanais de planejamento podem ajudá-lo a navegar graciosamente pela vida, de uma maneira pacífica. Mas, algumas vezes, planejar excessivamente suas atividades pode torná-lo uma pessoa neurótica e estressada que sente que teria sido melhor não ter planejado nada em primeiro lugar.

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Em meu trabalho como coach, encontrei pessoas que vivenciam o estresse do planejamento quando não entendem o papel que a espontaneidade desempenha no processo de implementação de seus planos diários. Ao invés de abraçarem mudanças como parte do processo, eles se irritam consigo mesmos, ou com outros, sempre que algo não ocorre de acordo com o plano, como uma reunião atrasada ou quando algo demora mais do que o esperado.

Eles também se estressam e causam estresse aos outros quando se recusam a dar andamento a coisas que não tiveram tempo suficiente para trabalhar. Por exemplo, quando as três horas que separaram para trabalhar em um projeto são encurtadas para uma hora e meia, eles nem se preocupam em começar.

Para colher os benefícios do planejamento diário e semanal, sem os desagradáveis efeitos colaterais, é necessário adotar uma abordagem mais relaxada. Em How to Invest Your Time Like Money (Como investir seu tempo como dinheiro, em tradução livre), eu encorajo as pessoas a usarem sete passos para se alcançar a efetividade que somente é possível através do planejamento, mas mantendo a felicidade proporcionada pela aceitação e abertura a qualquer circunstância inesperada que possa surgir:

1. Defina a intenção

Você não gostaria de pegar um vôo sem saber o destino, porque poderia ir na direção errada. Similarmente, o ponto principal do planejamento é decidir, com antecedência, onde você quer chegar e definir os passos que te levarão até lá. Claro, normalmente os pilotos têm que ajustar o plano de vôo ou, até mesmo, fazer pouso de emergência em caso de tempestade. Mas o fato de terem destinos específicos em mente aumentam as chances dos passageiros de chegarem no lugar certo. Do mesmo modo, você terá resultados melhores quando definir o rumo do seu dia. Da próxima vez que alguma coisa “bagunçar” seus planos e você se sentir tentado a desistir de planejar, lembre-se que seus planos te ajudaram a definir uma trajetória inicial e prepare-se para chegar no destino almejado, mesmo que tenha que modificar seu curso ao longo do caminho.

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2. Redefina os 100%

Um dos meus clientes me perguntou, recentemente, se alguém completa 100% do que planejou. Eu disse que 100% é raro. Para a maioria das pessoas, um ótimo dia é quando você alcança 60-70% do que precisava fazer. Mais tarde, quando considerei sobre isso, percebi que a melhor resposta seria dizer que uma pontuação perfeita deveria ser definida como acreditar que você tomou as decisões certas sobre o modo como investiu seu tempo, baseado nos dados prévios que tinha sobre as tarefas, prioridades e circunstâncias que surgiram durante o dia. A melhor maneira de se avaliar seu dia é perguntando a si mesmo: “Tomei as melhores decisões sobre como investir meu tempo?”, ao invés de “Fiz tudo o que planejei?”.

3. Não gaste seu tempo perseguindo o plano perfeito

Não há um plano perfeito. Mesmo que exista meios de se fazer um, baseado nos dados atuais, você não tem como saber o inesperado, então não poderá garantir que o plano seja perfeito. O objetivo do planejamento é obter o nível certo de clareza para que saiba onde deve concentrar sua atenção e como avaliar as oportunidades que surgirem. Eu recomendo estabelecer um limite de quanto tempo investir no planejamento. Para a maioria das pessoas, uma hora é o máximo de tempo para um planejamento semanal. Então, o planejamento diário deve levar, no máximo, 15 minutos, já que você não está reavaliando todas as prioridades, apenas está recalibrando o planejamento semanal.

4. Considere o plano como um mapa

Seu plano diário, semanal ou anual é um mapa que oferece senso de direção e visão aérea dos vários caminhos que pode tomar. Do mesmo jeito que você usa um mapa quando está perdido, ter um plano pode te ajudar a redirecionar sua programação após uma interrupção. Durante o dia, estou constantemente conferindo meu planejamento diário e pensando: “OK, baseado no tempo gasto com uma atividade ou no fato de que uma ligação surgiu, o que é mais importante agora?”. Você pode fazer o mesmo. Em vez de checar seus e-mails após uma ligação ou reunião não planejadas, volte ao seu plano diário e, se necessário, mova alguns itens da sua agenda ou renumere sua lista de afazeres para ter clareza sobre o que fazer a seguir.

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5. Espere o inesperado

Um dos maiores poderes do planejamento é que ele te dá a habilidade de responder ao inesperado sem vivenciar enormes quantidades de estresse. Quando você planeja corretamente, está olhando à frente e encaminhando atividades antes do prazo. Isso significa que, quando aparecer algo que te force a mudar os planos, você poderá mudá-los sem causar problemas, porque você planejou uma margem de erro. Quando você não planeja, acaba tão perto do limite que qualquer coisa um pouco fora de ordem pode criar grandes problemas. Para reduzir o estresse, crie um objetivo pessoal de completar itens um dia ou mais, antes do prazo. Isso vai te proporcionar flexibilidade quando uma interrupção inesperada aparecer ou quando houver algum problema de tecnologia.

6. Isso não é um teste

Se seus planos — e a precisão na implementação deles — formarem a base da sua auto-estima, você se encontra em um terreno instável. Apesar de acreditar, de coração, na intenção e na disciplina, eu sei que não podemos controlar a vida. Devemos abraçá-la. Quando se encontrar criticando o que fez ou não, pare e faça essas perguntas: “O que aconteceu?” e “Há algo que eu possa fazer de diferente da próxima vez?”. Então use suas respostas como base para prosseguir.

7. Seja aberto à criatividade

Eu amei a ideia que um dos meus clientes compartilhou comigo recentemente. Com sua permissão, estou compartilhando com vocês, pois sinto que é um ótimo modo de pensar sobre a interação entre a intenção e a liberdade:

Eu tive uma ótima conversa com minha mãe essa semana, ela me ensinou técnicas de pintura à óleo. Ela explicou como alguns artistas rascunham o cenário antes de começar, mas ela enfatizou que um rascunho na tela é temporário — apenas um guia — que não deve ser muito detalhado e que não foi feito para ser estritamente seguido porque fazer isso pode reduzir a espontaneidade do pintor e restringir sua criatividade naquele momento. Eu relacionei essa lição com o gerenciamento do meu tempo. Estou começando a descobrir, novamente, o que é realmente importante, como quero que minha vida pareça e como viver uma vida realizada. Obrigado por me ajudar a entender que a pintura é minha e eu faço como quiser.

Então, resumindo: relaxe. Respire. Abra suas velas e ajuste conforme as correntes e ventos. Nossa salvação e segurança não estão em nossos planos, mas em nossos corações. A vida deve ser vivida e aproveitada, não somente “feita”.

Texto originalmente publicado no site Harvard Business Review pela autora Elizabeth Grace Saunders. Traduzido e adaptado pela equipe do Tutano.

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