27 regras básicas para ligações e teleconferências

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Ligações e teleconferências fazem parte da rotina de agências e empresas que lidam com profissionais remotos. É um tipo de reunião que parece muito simples de fazer por não depender de deslocamento das pessoas, nem de salas. Mas é muito comum acontecer problemas técnicos ou erros no gerenciamento do tempo. Tudo isso pode causar um impacto na impressão dos colegas e clientes.

Assim como há regras tácitas para escrever e-mails ou participar de reuniões, apontamos aqui as diretrizes de ligações de negócios (o famoso call, como o mundo corporativo gosta de chamar) e teleconferências.

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  1. Combine, antes de ligar, quem vai fazer a ligação e para qual número. Avisar por e-mail “qual número devo ligar?” três minutos depois da ligação ter supostamente começado, desperdiça o tempo de todos.
  2. Geralmente, se é você quem vai pedir algo para alguém, se ofereça para fazer a ligação. Se você está ajudando alguém, peça para a pessoa te ligar para evitar ficar correndo atrás.
  3. Agende a ligação pelo tempo que precisar para evitar contratempos ou incomodações.
  4. Se você sabe que vai se atrasar, avise a outra pessoa e se ofereça para ligar quando estiver disponível.
  5. Se a pessoa não atendeu a ligação, tente novamente em até dois minutos e, se ainda assim não for atendido, deixe uma mensagem e envie um e-mail avisando que você ligou e quanto tempo ainda estará disponível. Não ligue novamente a não ser que seja urgente.
  6. Se três ou mais pessoas forem participar da ligação, configure a conexão antes. Há diversos serviços gratuitos, como o UberConference, que podem ajudar com essa tarefa.
  7. Mantenha a ligação com o menor número de pessoas possível e certifique-se que todos são realmente necessários. Quanto mais pessoas estiverem na linha, menor será a atenção delas.
  8. Certifique-se de atender em um local silencioso que tenha um bom sinal. Usar linhas fixas, quando possível, ajuda a evitar quedas de ligação.
  9. Se estiver em um local barulhento, avise que a ligação estará muda enquanto não estiver falando. É a coisa mais coerente a se fazer.
  10. Se não estiver usando um telefone que você esteja acostumado, tenha certeza que sabe usá-lo. Isso é especialmente importante quando for usar um aparelho de telefone do escritório.
  11. Não recomendo usar slides para apresentar algo por telefone, a não ser que esteja fazendo uma demonstração, mas se estiver, não envie a apresentação por e-mail. Use um serviço de compartilhamento de tela, como o GoToMeeting ou Screenleap, para garantir que as pessoas não irão se adiantar, pular slides e parar de prestar atenção.
  12. Se está usando um serviço de compartilhamento de tela, certifique-se que funciona e que as pessoas têm instalado qualquer software que precisem antes de iniciar a ligação.
  13. Se vai conhecer as pessoas pela primeira vez, ou realmente quer que prestem atenção, considere fazer uma videoconferência por Skype ou Google Hangout.
  14. Assim como as reuniões, comece no horário marcado. Esperar os retardatários só os encoraja.
  15. Se for entrar em uma teleconferência, apresente-se imediatamente para que ninguém fique surpreso ao descobrir que você estava ouvindo uma conversa pessoal por três minutos (acontece!).
  16. Se alguém chegar atrasado, não recomece. Isso gasta o tempo de todos. Instrua a pessoa a se informar com outra pessoa, após o fim da chamada, para saber o que perdeu.
  17. Apresente as informações sobre quem é você e o porquê de estar ligando nos primeiros 120 segundos da chamada, então diga o motivo ou objetivo. A outra pessoa deve saber o que você quer logo no começo.
  18. Nos primeiros minutos de cada ligação, confirme quanto tempo todos têm disponível, assim você pode controlar a conversa.
  19. Se você tem mais de três pessoas na linha, o organizador deve fazer uma chamada rápida, garantir que todos estão presentes e apresentá-los o mais rápido possível.
  20. Somente faça introduções individuais caso ajude no andamento do negócio ou projeto. Programe para fazer isso. Caso contrário, será perda de tempo.
  21. A menos que a ligação seja para compartilhar seu conhecimento, não fale por mais de 70% do tempo. Se várias pessoas estiverem na linha, esse número cai para 25%.
  22. Mantenha suas frases curtas e faça pausas regulares entre ideias. Isso irá permitir que as pessoas participem ou tirem dúvidas.
  23. Se você for o organizador da ligação, é sua obrigação incentivar os outros a participarem caso alguém esteja monopolizando a conversa.
  24. Use a função mudo estrategicamente. Se você estiver mudo durante 90% da ligação, provavelmente não está prestando atenção.
  25. Não seja a pessoa que checa e-mails e pede para repetir o que foi dito.
  26. Cinco minutos antes de encerrar, avise a todos que está terminando e pergunte se há dúvidas. Se possível, não ultrapasse o tempo.
  27. Anote os passos enquanto a ligação está em andamento e, depois, envie-os por e-mail como um lembrete.

Por ligações mais produtivas (e menos irritantes)! Tem alguma outra dica? Fale pra gente nos comentários.

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Texto originalmente publicado no site TheMuse, por Alex Cavoulacos. Traduzido e adaptado pela equipe do Tutano.

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