Ligações e videoconferências fazem parte da rotina de agências e empresas que lidam com profissionais remotos. É um tipo de reunião que parece muito simples de fazer por não depender de deslocamento das pessoas, nem de salas. Mas é muito comum acontecer problemas técnicos ou erros no gerenciamento do tempo. Tudo isso pode causar um impacto na impressão dos colegas e clientes.
Assim como há regras tácitas para escrever e-mails ou participar de reuniões, apontamos aqui as diretrizes de ligações de negócios (o famoso call, como o mundo corporativo gosta de chamar) e videoconferências.
- Combine, antes de ligar, quem vai fazer a ligação e para qual número. Avisar por e-mail “qual número devo ligar?” três minutos depois da ligação ter supostamente começado, desperdiça o tempo de todos.
- Geralmente, se é você quem vai pedir algo para alguém, se ofereça para fazer a ligação. Se você está ajudando alguém, peça para a pessoa te ligar para evitar ficar correndo atrás.
- Agende a ligação pelo tempo que precisar para evitar contratempos ou incomodações.
- Se você sabe que vai se atrasar, avise a outra pessoa e se ofereça para ligar quando estiver disponível.
- Se a pessoa não atendeu a ligação, tente novamente em até dois minutos e, se ainda assim não for atendido, deixe uma mensagem e envie um e-mail avisando que você ligou e quanto tempo ainda estará disponível. Não ligue novamente a não ser que seja urgente.
- Se três ou mais pessoas forem participar da ligação, configure a conexão antes. Há diversos serviços gratuitos, como o UberConference, que podem ajudar com essa tarefa.
- Mantenha a ligação com o menor número de pessoas possível e certifique-se que todos são realmente necessários. Quanto mais pessoas estiverem na linha, menor será a atenção delas.
- Certifique-se de atender em um local silencioso que tenha um bom sinal. Usar linhas fixas, quando possível, ajuda a evitar quedas de ligação.
- Se estiver em um local barulhento, avise que a ligação estará muda enquanto não estiver falando. É a coisa mais coerente a se fazer.
- Se não estiver usando um telefone que você esteja acostumado, tenha certeza que sabe usá-lo. Isso é especialmente importante quando for usar um aparelho de telefone do escritório.
- Não recomendo usar slides para apresentar algo por telefone, a não ser que esteja fazendo uma demonstração, mas se estiver, não envie a apresentação por e-mail. Use um serviço de compartilhamento de tela, como o GoToMeeting ou Screenleap, para garantir que as pessoas não irão se adiantar, pular slides e parar de prestar atenção.
- Se está usando um serviço de compartilhamento de tela, certifique-se que funciona e que as pessoas têm instalado qualquer software que precisem antes de iniciar a ligação.
- Se vai conhecer as pessoas pela primeira vez, ou realmente quer que prestem atenção, considere fazer uma videoconferência por Skype ou Google Hangout.
- Assim como as reuniões, comece no horário marcado. Esperar os retardatários só os encoraja.
- Se for entrar em uma teleconferência, apresente-se imediatamente para que ninguém fique surpreso ao descobrir que você estava ouvindo uma conversa pessoal por três minutos (acontece!).
- Se alguém chegar atrasado, não recomece. Isso gasta o tempo de todos. Instrua a pessoa a se informar com outra pessoa, após o fim da chamada, para saber o que perdeu.
- Apresente as informações sobre quem é você e o porquê de estar ligando nos primeiros 120 segundos da chamada, então diga o motivo ou objetivo. A outra pessoa deve saber o que você quer logo no começo.
- Nos primeiros minutos de cada ligação, confirme quanto tempo todos têm disponível, assim você pode controlar a conversa.
- Se você tem mais de três pessoas na linha, o organizador deve fazer uma chamada rápida, garantir que todos estão presentes e apresentá-los o mais rápido possível.
- Somente faça introduções individuais caso ajude no andamento do negócio ou projeto. Programe para fazer isso. Caso contrário, será perda de tempo.
- A menos que a ligação seja para compartilhar seu conhecimento, não fale por mais de 70% do tempo. Se várias pessoas estiverem na linha, esse número cai para 25%.
- Mantenha suas frases curtas e faça pausas regulares entre ideias. Isso irá permitir que as pessoas participem ou tirem dúvidas.
- Se você for o organizador da ligação, é sua obrigação incentivar os outros a participarem caso alguém esteja monopolizando a conversa.
- Use a função mudo estrategicamente. Se você estiver mudo durante 90% da ligação, provavelmente não está prestando atenção.
- Não seja a pessoa que checa e-mails e pede para repetir o que foi dito.
- Cinco minutos antes de encerrar, avise a todos que está terminando e pergunte se há dúvidas. Se possível, não ultrapasse o tempo.
- Anote os passos enquanto a ligação está em andamento e, depois, envie-os por e-mail como um lembrete.
Por ligações mais produtivas (e menos irritantes)! Tem alguma outra dica? Fale pra gente nos comentários.
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Texto originalmente publicado no site TheMuse, por Alex Cavoulacos. Traduzido e adaptado pela equipe do Tutano.
