O planejamento de etapas no processo de Recrutamento desempenham um papel crucial na construção de equipes de alta desempenho e na garantia do crescimento organizacional. Contudo, um processo de recrutamento longo e complexo pode ser mais prejudicial do que benéfico, afastando candidatos qualificados e atrasando a integração de talentos essenciais. Este artigo explora as desvantagens de processos seletivos prolongados e oferece estratégias práticas para otimizar cada etapa de recrutamento.
Como identificar se meu processo está longo ou ineficiente?
Não há número mágico sobre o número ideal de etapas em um processo, mas podemos partir da premissa de que o que é feito em 10 etapas pode ser feito em 5 sem perda de qualidade do processo. (teste comportamental e de perfil, teste técnico, entrevista com RH, entrevista com gestor). Veja alguns indicadores:
- Feedback dos candidatos: análises qualitativas e quantitativas podem ser feitas rapidamente. Perguntas sobre a duração do processo, motivo de desistência, a quantidade e duração das etapas e a clareza das comunicações podem ajudar a identificar rapidamente áreas de preocupação.
- Tempo Médio de Contratação (TMC): o TMC mede a duração média, desde o momento em que uma vaga é aberta até o momento em que o candidato é contratado. De acordo com um relatório do Glassdoor, o tempo médio de contratação nos Estados Unidos é de cerca de 23,8 dias. Comparar seu TMC com esse benchmark pode ajudar a determinar se seu processo de recrutamento está demorando mais do que o esperado.
- Taxa de aceitação de ofertas: a taxa de aceitação de ofertas mede a porcentagem de candidatos que aceitam uma oferta de emprego após recebê-la. Se a taxa de aceitação for baixa, pode indicar que o processo de recrutamento está demorando muito, que as etapas iniciais, desde o job description não foram claras ou que a empresa não está oferecendo condições atrativas o suficiente para os candidatos, o que inclui falta de alinhamento com cultura da empresa em teoria e a cultura, na prática, que os candidatos descobrem durante as etapas e principalmente nas entrevistas com RH e gestores. 90% é uma ótima taxa a se mirar.
- Taxa de conversão de etapas e KPIs internos: a taxa de conversão de etapas mede a proporção de candidatos que avançam de uma etapa para a próxima no processo de recrutamento. Se houver uma queda significativa na taxa de conversão em determinadas etapas, pode indicar que essas etapas estão demorando muito ou que são muito exigentes para os candidatos. Duas métricas bem usadas são:
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- a taxa de conversão de visitante para início de aplicação, que pode ser calculada pelo número de candidatos que iniciaram o formulário de candidatura dividido pelos visitantes da descrição da vaga. Uma taxa de 20% pode ser considerada boa, mas pode variar por muitos fatores, como canal utilizado, complexidade da vaga, e principalmente, pela qualidade da descrição da vaga.
- a taxa de conversão de aplicação, que pode ser calculada pelo número de candidatos que finalizaram o formulário de candidatura dividido pelos que iniciaram. Uma taxa de 70% pode ser considerada boa. Aqui pode ter indicativos sobre quão fácil ou complexo é o processo da aplicação.
- a taxa de qualificação pode ser calculada de diversas formas, mas seu cálculo simples é dividir o número de candidatos qualificados pelos candidatos totais. Uma taxa abaixo de 15% pode indicar 3 pontos principais: seus requisitos e critérios de avaliação podem estar muito elevados, a descrição da vaga precisa de melhorias, principalmente sobre informações de requisitos e desejáveis, e, por fim, o canal utilizado talvez não seja o mais adequado.
- Veja aqui um guia detalhado sobre métricas de recrutamento e como melhorá-las
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Desafios dos processos de recrutamento prolongados
Processos de recrutamento longos e complicados podem desestimular os melhores candidatos. Talentos qualificados frequentemente têm várias opções e preferem empresas que valorizam seu tempo e proporcionam uma experiência de recrutamento positiva e eficiente. Além disso, a lentidão no processo de contratação pode levar a um aumento dos custos operacionais, à perda de produtividade e ao comprometimento da capacidade de inovação.
Dados do relatório da Robert Half indicam que cerca de 57% dos candidatos a emprego desistem de uma candidatura se o processo é percebido como demorado ou complicado. Isso sugere que empresas que adotam processos longos arriscam perder talentos altamente qualificados, essenciais para impulsionar o crescimento e a inovação.
Aqui estão detalhados os impactos negativos com evidências e dados que sustentam essas afirmações:
- Perda de talentos de alta qualidade: candidatos qualificados geralmente têm várias opções de emprego. Um processo de recrutamento longo aumenta a probabilidade de que esses candidatos aceitem ofertas de empresas concorrentes que agem mais rapidamente.
- Deterioração da experiência do candidato: um processo longo e complicado pode frustrar os candidatos, resultando em uma experiência negativa que eles podem compartilhar publicamente, por exemplo, em plataformas como Glassdoor. Isso pode prejudicar a reputação da empresa como empregadora desejável. Estudos mostram que candidatos insatisfeitos são menos propensos a aceitar uma oferta de emprego e mais inclinados a compartilhar suas experiências negativas com outros.
- Aumento nos custos de contratação: quanto mais longo o processo, maiores são os custos associados ao recrutamento. Isso inclui não apenas custos operacionais, mas também o potencial aumento no salário oferecido para atrair candidatos que consideram múltiplas ofertas.
- Impacto na produtividade da empresa: vagas abertas por longos períodos significam que o trabalho destinado ao novo contratado não está sendo realizado, o que pode atrasar projetos e reduzir a produtividade geral da equipe. Um estudo da CareerBuilder encontrou que 66% das empresas sentem que há um impacto negativo em sua produtividade devido a posições que não são preenchidas rapidamente.
- Desmotivação de equipes internas: processos de recrutamento longos também podem desmotivar as equipes de recrutamento e os gestores de contratação. A demora no preenchimento de uma vaga pode ser desencorajadora e aumentar a pressão sobre o restante da equipe, o que pode levar a uma queda na moral e, eventualmente, a um aumento na rotatividade de funcionários.
- Redução na qualidade das contratações: à medida que o processo se arrasta, os melhores candidatos muitas vezes desistem ou são contratados por outros, o que pode levar a uma redução na qualidade geral das contratações. Segundo a Harvard Business Review, empresas que não respondem rapidamente aos candidatos arriscam perder até 89% deles para concorrentes que são mais ágeis.
Estratégias para melhorar eficiência nas etapas no processo de Recrutamento
A chave para um processo de recrutamento otimizado é sua capacidade de ser tanto ágil quanto minucioso. Isso envolve a redução do número de etapas desnecessárias e a implementação de tecnologias que facilitam a triagem e avaliação de candidatos.
- Simplificação do processo de aplicação e experiência do candidato: reduza a complexidade dos formulários de aplicação e minimize o número de plataformas que os candidatos precisam usar para se candidatar. Solicite somente informações essenciais e relevantes para a vaga. Isso inclui pedir testes de perfil, técnico e comportamental somente para candidatos minimamente qualificados para as vagas.
- Análise de eficiência de etapas no processo de Recrutamento: avalie cada etapa do processo para identificar gargalos, eliminar redundâncias e pontos de interrupção para os candidatos. Mantenha apenas as etapas que realmente agregam valor significativo à decisão de contratação e planeje uma experiência fluida para o candidato.
- Envolvimento de gestores de contratação: assegure que os gestores de contratação estejam envolvidos desde o início do processo, para as decisões poderem ser tomadas de forma mais rápida e alinhada com as necessidades da equipe.
- Entrevistas virtuais e assessments online: a utilização de plataformas digitais para a realização de entrevistas e testes reduz a necessidade de deslocamentos e agiliza o processo de avaliação. Além disso, entrevistas virtuais podem ser gravadas e assistidas por IA, e posteriormente revisadas por múltiplos gestores, facilitando a tomada de decisão colaborativa.
- Atualizações regulares e comunicação transparente: mantenha os candidatos informados sobre o status de suas aplicações e o que esperar nas próximas fases. Uma comunicação clara pode melhorar significativamente a experiência do candidato e a imagem da empresa.
- Análise de dados: utilize dados para obter insights valiosos sobre seu funil de recrutamento. Além disso, utilizar modelos preditivos para entender os fatores que influenciam o sucesso de uma contratação pode ajudar a refinar os critérios de seleção e a estratégia de sourcing.
- Pesquisas de satisfação: realizar pesquisas regulares de satisfação tanto com candidatos desqualificados quanto com novos contratados te dirá muito sobre a eficácia do processo de recrutamento.
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Otimizar o processo de recrutamento é uma necessidade estratégica para qualquer organização que busca excelência e deseja ter uma equipe bem qualificada. Ao implementar essas estratégias, as empresas podem reduzir a duração do processo de recrutamento, melhorar a eficiência e oferecer uma experiência positiva aos candidatos, aumentando assim suas chances de atrair e reter talentos qualificados.
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