O melhor dia e horário para realizar uma reunião

A reunião é uma característica onipresente na vida do escritório. Às vezes é depreciada, porém, indispensável para a maioria das empresas e agências. Devido a quantidade de tempo que gastamos em reuniões – 17% da jornada semanal, de acordo com esta pesquisa – nós raramente pensamos no melhor horário para marcá-las.

Para garantir que todos estejam presentes, a melhor data é terça-feira à tarde, de acordo com o estudo da YouCanBookMe, empresa britânica que faz aplicativos de agendamento para negócios. A empresa compilou dados de mais de 2 milhões de respostas à 530.000 convites e concluiu que terça-feira às 14h30 é quando a maioria das pessoas estão livres.

Apesar das segundas-feiras de manhã serem populares para reuniões de equipe, é também um dos piores horários onde apenas 1 a cada 3 convidados aceita participar. Os dias mais prováveis em que as pessoas estão fora do escritório são segunda e sexta. O comparecimento aumenta à tarde, quando a carga de trabalho diária diminui e as pessoas se sentem mais preparadas.

Bridget Harris, cofundadora da YouCanBookMe, disse que a empresa faz suas reuniões gerais às 15h das quartas-feiras. O período da tarde significa que participantes dos locais (nos Estados Unidos) podem participar por telefone e que seus funcionários consigam entender o trabalho da semana.

“No horário de almoço da quarta-feira, eles tiveram dois dias para tentar descobrirem o que estão tentando fazer”, disse.

Para um melhor desempenho

E se você quiser marcar uma data de reunião que otimize o desempenho, não apenas o comparecimento?

Pesquisas sobre fadiga e comportamento sugerem que a hora do dia faz diferença em como nós processamos informações. À medida que o dia avança, nos cansamos, e isso afeta nossa tomada de decisão.

Em um estudo de 2011 sobre as decisões de liberdade condicional feitas por juízes israelenses, Jonathan Levav, professor de administração em Stanford, e seus colegas descobriram que à medida que a sessão se aproximava da pausa dos juízes, seja para lanche matinal ou almoço, pior o resultado para os prisioneiros. Conforme se tornavam cansados e famintos, os juízes tomavam a decisão mais conveniente, o que geralmente era negar a liberdade condicional.

“O que ocorre é que quando as pessoas ficam cansadas, mas ainda têm que tomar uma decisão, elas tendem a tomar a decisão mais simples”, diz Levav. “Escolher a mais simples pode significar tomar o caminho mais fácil”.

Também estamos sujeitos à chamada fadiga de decisão: quanto mais decisões nós tomamos durante o dia, menos energia mental somos capazes de utilizar para cada nova decisão.

“O grande número de escolhas que fazemos o dia todo dificulta cada vez mais a tomada de boas decisões”, diz June Pilcher, psicóloga na Clemson University, que estuda os efeitos do estresse e da fadiga. “Estamos apenas esgotando nossos recursos”.

Nem tão cedo, nem tão tarde

Apesar da pesquisa sugerir que reuniões de manhã – quando os participantes estão frescos – produzem melhores resultados, não as marque tão cedo. Ritmos circadianos, o ciclo natural que regula nosso sono, são a razão da sonolência quando ficamos acordados até tarde ou levantamos muito cedo. Algumas pessoas são menos afetadas do que outras, mas os jovens – qualquer pessoa abaixo de 25 anos – costumam ter mais problemas nas manhãs.

Nem toda reunião pode ser marcada nas mágicas horas entre 9h e 11h, quando os efeitos do sono se foram e antes que as dores perturbadoras da fome apareçam. Mas, caso você se reúna quando os participantes estiverem cansados ou famintos, evite tomar decisões importantes.

Sessões à tarde devem ser curtas e, talvez, você possa considerar fazer a reunião de pé, o que mantém as coisas se movendo rapidamente ao ponto.

E na sua empresa, quais são as melhores práticas para reuniões produtivas?

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