Como escrever e-mails assertivos

A falta de clareza na comunicação é um problema sério e que pode afetar muito mais do que as mensagens que você troca no ambiente de trabalho. Seja uma informação importante sobre um projeto, comentários sobre uma reunião ou uma troca de opiniões sobre certo assunto, um e-mail mal-escrito é o caminho mais curto para criar um desentendimento e uma dor de cabeça mais tarde.

Apesar de ser uma forma de comunicação rápida e prática, é preciso ter alguns cuidados na sua elaboração para que a mensagem chegue sem ruídos do outro lado. Veja algumas dicas para escrever e-mails claros e assertivos:

Identifique quem é o leitor

Para alguns colegas as mensagens podem ser mais coloquiais. Já para outros níveis hierárquicos, como gerentes e diretores, seja mais formal sem ser chato. Evite o uso de gírias e abreviações, lembre-se de que, por mais legal que seja seu superior, você ainda está no ambiente de trabalho.

O título deve ser expressivo

Por ser o primeiro contato do leitor com sua mensagem, o campo do assunto deve abordar de forma objetiva o tema do e-mail. A linguagem deve ser prática e atrativa para chamar atenção fazer com que a pessoa abra rapidamente a mensagem, mas somente use classificações como urgente, importante ou prioridade se realmente existir essa necessidade.

A mensagem deve ser clara e coerente

Faça uma escrita de forma direta e fácil de ser entendida. Esclareça o tema do e-mail logo no primeiro parágrafo, pois, dependendo do receptor, ele pode nem chegar ao final da mensagem — por falta de tempo ou de interesse pelo conteúdo. Defenda a importância da leitura com uma linguagem objetiva, correta e persuasiva.

Faça a escolha correta das palavras

O jeito como falamos ou escrevemos as coisas pode sempre causar uma interpretação equivocada. Às vezes, por mais objetivo que você queira ser, para o leitor aquilo pode parecer arrogância ou falta de cordialidade. Atenção às normas da língua portuguesa.

Para demonstrar gentileza, é sempre bom iniciar o texto com uma saudação, ter respeito e empatia com o leitor e, claro, ser sempre gentil. A regrinha do “obrigado”, “com licença” e “por favor” continua valendo aqui. Educação é sempre muito bem-vinda!

Releia seu texto

Uma técnica boa para escrever e-mails mais claros e profissionais é ser detalhista e rastrear os erros do seu texto. Leia o seu e-mail como se você não soubesse do assunto, colocando-se no lugar da pessoa que vai recebê-lo. É nesse momento que seu senso crítico deve perceber se a mensagem está clara, breve e educada. E o mais importante: se o texto ficou fácil de ser entendido como você planejou.

Assine seu e-mail

Quantas vezes você precisa de um contato profissional e procura no último e-mail trocado com a pessoa? Por isso, é muito importante ter uma assinatura de e-mail com nome, cargo, telefone e dados da empresa. Além de conferir mais credibilidade à mensagem, fica mais fácil entrar em contato com você para tirar qualquer dúvida. Isso também vale para um e-mail pessoal. Mantenha pelo menos seu telefone abaixo do seu nome para o caso do receptor querer um contato mais imediato (um recrutador pode querer te ligar, por exemplo).

O Tiago Yonamine, fundador do trampos.co, responde uma centena de e-mails por dia e indica o livro Encantamento, de Guy Kawasaki, ex-evangelista de marca da Apple, para quem quer ter mais excelência ainda no atendimento a outras pessoas (profissionalmente ou não). O autor apresenta dicas simples sobre o uso do “correio eletrônico”:

Mantenha seus e-mails com no máximo seis frases, na estrutura:
– Por que você está enviando o e-mail
– Quem você é
– Qual a sua causa
– O que você quer
– Por que o destinatário deveria ajudar você
– Qual o próximo passo

A verdade é que não existe uma fórmula mágica para escrever e-mails corretos, mas existe sim o cuidado e a dedicação a essa tarefa que já parece tão trivial no nosso dia a dia. Evolua suas técnicas com a prática e com o tempo ficará mais fácil e tranquilo do que você imagina.