Dispensar candidatos e entrevista de saída: como e por que conduzi-las?

A reprovação é uma parte natural do processo seletivo. E também extremamente delicada. O modo como você exclui candidatos e dá adeus aos funcionários da sua empresa diz muito sobre a sua marca e sobre a cultura da sua empresa. Por exemplo, a prática incorreta na fase inicial do processo seletivo pode causar sérios danos à reputação de sua empresa, já que 78% dos candidatos relatam suas experiências de recrutamento à família e aos amigos.

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No outro caso – de despedida de um funcionário – você pode (e deve!) aproveitar esse momento de saída desse profissional para adquirir um feedback mais sincero do seu ex-colaborador. Por isso, dividiremos esse artigo em 2 tópicos. Na primeira parte, você pode conferir dicas para dispensar candidatos de um modo mais positivo e na segunda, daremos indicações sobre perguntas a fazer na entrevista de saída.

Para dispensar candidatos

1. Entre em contato rapidamente

Em uma pesquisa, 40% dos candidatos informaram que foram submetidos a um “inaceitável intervalo de tempo” enquanto esperavam por uma resposta a sua candidatura. Naturalmente, esperar faz as pessoas se sentirem ansiosas e menosprezadas. Ignorar uma pessoa, que demonstrou sério interesse por sua empresa, não é a maneira certa de demonstrar apreciação.

Então, assim que tomar uma decisão e receber as confirmações necessárias, entre em contato com os candidatos reprovados. É aconselhável fazer o contato inicial por e-mail propondo um horário em que possa ligar para dar mais detalhes. Desse modo, você mostrará sensibilidade com qualquer candidato que precise processar a má notícia antes de falar por telefone.

Veja aqui nossos modelos de feedbacks para candidatos.

2. Pratique a empatia com seus candidatos

Em seu e-mail, certifique-se de mostrar ao candidato que você aprecia o tempo e interesse dele. Ponha-se no lugar dele por um momento. Candidatos rejeitados não querem se sentir diminuídos com tanta bajulação, mas querem saber que seus esforços foram válidos.

Um ponto a ser lembrado quando enviar um e-mail negativo, é deixar claro que os candidatos estão lidando com uma pessoa, não com uma máquina corporativa. Nunca envie um e-mail automático com um texto genérico. Tenha certeza de ser específico e compreensivo.

3. Seja positivo

Pense na rejeição como um sanduíche com um recheio desagradável. Comece seu e-mail com um elogio construtivo ou algo que o candidato fez bem. Isso não deve ser muito florido, somente um reconhecimento das forças do candidato. Dê sequência com o “recheio” da questão: sua rejeição e as razões por trás dela. Novamente, seja breve e conciso. Finalmente, encerre com outro elogio construtivo e agradeça os esforços do candidato.

4. Faça a ligação

Se o candidato rejeitado responder o e-mail confirmando que gostaria de falar por telefone, você tem o dever de ligar. Um telefonema é uma grande oportunidade para esclarecer seu tom e demonstrar ao candidato que você não é somente uma empresa sem coração. Não entre em uma longa conversa, mantenha-se aos fatos e seja sincero enquanto fala. Certifique-se de agradecer o candidato por seu tempo e deseje sorte a ele no futuro.

5. Solicite feedback

Pedir um feedback é a melhor maneira de descobrir como você se saiu durante o processo de contratação. Muitas empresas são felizes em dar feedback, mas fracassam ao não pedir um. Não só receber um feedback é um método valioso para aprender como você é percebido, mas também demonstra ao candidato que você se importa com a opinião dele e que vai levar suas considerações adiante.

Lembre-se: use essas 5 dicas se quiser tornar seu processo de exclusão o menos doloroso possível para os candidatos. E não se esqueça que qualquer negócio é feito ou é quebrado por seu relacionamento com as pessoas. O modo como trata os candidatos importa não só para seu departamento de RH, mas para a empresa e sua marca.

Sabia que através do Caesar, a ferramenta de gerenciamento de currículos do trampos.co, você pode dar feedbacks com facilidade aos candidatos que não foram selecionados?

Como conduzir uma entrevista de saída de um funcionário? 

A oportunidade pode ser única. O seu funcionário vai sair, é fato, mas essa é uma chance incrível de receber um retorno valioso – não somente para o time que ele estava inserido, mas como para toda a sua empresa. Na saída de um colaborador,  pode ser o momento ideal para tocar em assuntos mais específicos e pertinentes à avaliação dele enquanto profissional. Quer saber o que perguntar? Confira: 

1. O trabalho correspondeu às suas expectativas?

A pesquisa do Brilliant Ink apontou que criar uma primeiras impressões precisas é a chave para o engajamento de funcionários, então uma das primeiras coisas que você deveria saber é como a realidade do dia a dia da função foi comparada a descrição que foi dada quando o profissional começou no trabalho. Isso não necessariamente vai mudar a natureza da função no futuro, mas certamente pode te ajudar a dar uma descrição mais precisa e eficaz do trabalho para gerar melhores contratações.

2. Você sentiu que o trabalho que você fez se alinhava com seus interesses e metas pessoais?

Há empresas que realizam um processo de definição de metas com os funcionários no começo do ano, e é muito importante revisitarmos essas ideias regularmente. No entanto, essas metas geralmente se referem à vida e desenvolvimento profissional relacionados diretamente com os objetivos da empresa. Com essa pergunta, seria interessante abordar também como o trabalho se encaixa no plano geral da vida dela — algo que os millennials dizem ser a coisa mais importante para eles. A pesquisa citada no item anterior também indicou que funcionários completamente engajados apresentam maiores chances de aproveitar as paixões pessoais e profissionais no trabalho, comparado a funcionários menos engajados.  

Então, retomando: esse item é realmente sobre como ter insights sobre que tipo de perguntas temos que fazer no início do processo seletivo e como guiar conversas entre gerentes e funcionários no decorrer das suas carreiras na empresa.

3. Você teve todos os recursos e ferramentas que precisava para fazer o seu trabalho de forma eficaz?

Essa é uma pergunta importantíssima. Pode ser que a sua empresa tenha funcionários estilo “MacGyver”, ou seja, que se viram como podem, mas isso geralmente significa que a empresa é precária de recursos e funciona como pode. Isso é uma coisa boa em relação a contenção de gastos, mas também é importante lembrar que não dá para entregar trabalhos magníficos sem as engrenagens certas no motor que faz a mágica acontecer. Entender como seus funcionários se sentiram em relação ao suporte que receberam te ajuda a entender quais tipos de investimentos valem fazer no futuro.

4. Você recomendaria a empresa para amigos como um bom lugar para se trabalhar?

Se você receberá uma resposta sincera para essa pergunta, nós não sabemos, mas vale a pena a tentativa. Principalmente se o seu ex-funcionário for um membro sólido da sua equipe, e se você confiaria nas recomendações dela utilizar com futuros funcionários. Além disso, compensa muito saber como podemos melhorar a experiência dos seus nossos próprios funcionários.

Agora que citamos as perguntas sugeridas, aqui vai mais uma situação para evitar: “durante uma entrevista de saída, eu tive um chefe que me perguntou se tinha algo que ela podia fazer para me fazer mudar de ideia. Eu adorava o trabalho, mas eu recebia muitíssimo mal, então tinha a impressão de que ela ia me perguntar isso mesmo. Eu disse a ela que um aumento considerável ajudaria na questão. Infelizmente, ela imediatamente respondeu que isso não seria possível. A lição: não ofereça algo que você não possa fazer. Não tem nada pior do que dar esperanças para alguém, só para depois jogar um balde de água fria nele(a).” – Liz Kelly, CEO da Brilliant Ink.

Pode ser que você tenha um ambiente de trabalho incrível, e nós esperamos que você não tenha que se despedir de mais ninguém por um bom tempo. Mas, se tiver, reserve um tempo para uma despedida adequada — e uma entrevista de saída que não só dê poderosos insights, como também deixe todos que saírem felizes com a experiência que tiveram trabalhando juntos na sua empresa.

[ Textos originalmente publicados no Good.co e TheMuse. Traduzido e adaptado pela equipe do Tutano. ]