Planejamento de recrutamento e seleção: aprenda a fazer com excelência

Ouvimos repetidamente de nossos clientes que eles querem assumir o controle de seu próprio planejamento de recrutamento e seleção, deixar de depender de agências que realizam esse serviço e fazer contratações melhores para seus negócios.  

Porém, a mudança para a contratação direta pode parecer assustadora. E, sem um planejamento estratégico de contratação, você não vai chegar a lugar nenhum rapidamente. 

Sabemos que reservar um tempo para criar um plano de recrutamento parece terrível – especialmente quando você já está muito ocupado no dia a dia. Mas, se você fizer isso direito, as recompensas superarão em muito o tempo gasto no planejamento.  

Ajudamos empresas em todo o mundo a melhorar seus planos de recrutamento, atingir suas metas de gastar menos com agências de recrutamento e fazer contratações melhores e mais rápidas. 

Você não precisa dar um tiro no escuro. Neste artigo, compartilharemos as mesmas nove etapas com você, e ajudaremos sua empresa a desenvolver um plano de recrutamento sólido. 

Se você está pensando apenas em ler este artigo, calculamos que levará cerca de 25 minutos. Mas, se você está planejando usar este guia para criar um plano de recrutamento estratégico útil usando nosso modelo, você irá precisar reservar algumas horas.  

Vai valer MUITO a pena, nós prometemos. Pegue um café e vamos explorar este artigo ;) 

Lendo esse artigo, você verá temas como: 

Introdução

1. Defina seus objetivos
2. Qual a importância do recrutamento de pessoas?
   • Gestão do capital humano
   • Cultura organizacional
   • Clima organizacional
   • Retorno do investimento no RH

3. Quais são os benefícios de um plano de recrutamento e seleção
4. Quais são os tipos de recrutamento
   
   • Recrutamento externo
   • Recrutamento interno
   • Recrutamento misto
   • Recrutamento online
5. Como funciona o planejamento de recrutamento e seleção na prática
   • Defina seus objetivos
   • Preveja as necessidades futuras de contratação
   • Deixe claro qual o perfil de candidato que você deseja atrair
   • Reveja sua proposta de valor para o funcionário
   • Desenvolva sua estratégia de sourcing

6. Engaje com seu pipeline existente
   • Otimize seus recursos de marketing
   • Site de carreiras
   • Descrição de cargos
   • Perfis de redes sociais
   • Sites de avaliações
   • Refine seu processo seletivo
   • Apresentando a contratação às cegas
   • Use scorecards
   • Automatize o agendamento de entrevistas
   • Melhore a comunicação com o candidato

7. Projete um processo de onboarding que prepare os candidatos para o sucesso
   • Pequenas coisas que podem fazer uma grande diferença

8. Identifique ferramentas que podem ajudar
   • Plataformas nichadas para  recrutamento
   • Software de rastreamento de candidatos
   • Software de colaboradores para onboarding
   • Software de engajamento de funcionários

9. Crie um orçamento para manter o seu plano de recrutamento
10. Conceda o feedback sobre o resultado do processo seletivo
11. Crie indicadores de desempenho
    • Número de candidatos por vaga
    • Valor médio por profissional contratado
    • Vagas preenchidas dentro do prazo
    • Retorno do investimento

Conclusão

O que é planejamento de recrutamento e seleção? 

Um plano de recrutamento é uma estratégia adequadamente definida para atrair, contratar e integrar o talento certo. Nesse sentido, ele parte da identificação das necessidades da empresa e busca, interna ou externamente, profissionais capazes de satisfazer a elas. 

Em muitos casos, utiliza-se a expressão recrutamento e seleção de pessoas. Nesse caso, a primeira etapa se referiria a gerar demanda pelas vagas abertas na empresa, enquanto a segunda pela identificação dos profissionais certos para ocupar essas oportunidades. 

No entanto, você pode perceber, na prática, que o planejamento de recrutamento e seleção envolve muito mais do que chamar a atenção e separar os candidatos mais adequados. Um plano estratégico da área normalmente inclui: 

• suas metas de recrutamento;  
• planejamento de pessoal;  
• perfis de candidatos ideais; 
• sua proposta de valor para o funcionário; 
• sua estratégia de marketing de recrutamento;  
• seu processo seletivo;  
• seu processo de onboarding;  
• ferramentas e tecnologia;  
• seu orçamento para recrutamento. 

Em “Recursos Humanos: o Capital Humano das Organizações, 9ed”, Idalberto Chiavenato chama o conjunto de atividades para suprir as necessidades de pessoal, de processos e de profissão. Eles abrangem desde a pesquisa de mercado, passando pelo recrutamento e seleção de pessoas, até a integração do talento na equipe. 

Ah! Hoje, podemos dizer que o principal desafio do planejamento de recrutamento e seleção é encontrar esses talentos: os profissionais com competência. Além disso, cada vez mais vemos o peso das soft skills (competências comportamentais) aumentarem em relação às hard skills (competências técnicas), você já parou para pensar nisso?

Qual a importância do recrutamento de pessoas? 

Captar os profissionais ideais para a empresa é uma das medidas para aumentar o capital humano: conjunto de competências compartilhadas internamente. Assim, na maior parte do tempo, a relevância do planejamento de recrutamento e seleção está em suprir a demanda interna por talentos. 

Gestão do capital humano 

Atualmente, o capital humano é a principal qualidade das empresas. A competência dos nossos colaboradores determina nossa capacidade de resolver problemas, desenvolver novos produtos e serviços, promover melhorias e competir em um segmento de mercado. Portanto, nossa capacidade de atrair candidatos e identificar talentos faz toda a diferença. 

Cultura organizacional 

Por outro lado, o planejamento de recrutamento e seleção também determina o sucesso de consolidar uma cultura organizacional forte. Quanto mais profissionais com perfil e valores desejados pela empresa, maiores são as chances de um grupo de colaboradores compartilharem essas características. 

Clima organizacional 

O recrutamento influencia igualmente no ambiente e nas percepções que as pessoas têm sobre trabalhar na empresa. Prever quais serão as atitudes dos candidatos na equipe é parte de um processo bem estruturado, pois um novo profissional pode contribuir para melhorar ou piorar o clima da organização. 

Retorno do investimento no RH 

Um bom recrutamento também faz a empresa enxergar que os recursos investidos no departamento de RH geram resultados. Trata-se de um ponto decisivo, pois a capacidade de obter investimentos e patrocínios junto a alta gestão normalmente depende da demonstração do retorno, principalmente em termos financeiros.

Quais são os benefícios de um plano de recrutamento?

Como diz o velho ditado, não se preparar é se preparar para o fracasso.

Com um planejamento adequado, você será mais proativo em sua abordagem de recrutamento, resultando em melhores contratações, reduzindo custos e tendo menos estresse de última hora para preencher as vagas.

Um plano de recrutamento bem pensado irá:

• poupar tempo;
• garantir que seu orçamento para o recrutamento seja usado da melhor maneira;
• ajudar você tomar as melhores decisões de contratação;
• certificar que seus objetivos de recrutamento estejam alinhados aos objetivos gerais da empresa;
• garantir que seus recrutadores e equipes de contratação estejam trabalhando com os mesmos objetivos comuns;
• concentrar seus esforços na construção do pipeline (canal) de talentos certo;
• ajudar a segurar o orçamento  que você precisa para atingir suas metas.

Quais são os tipos de recrutamento? 

Antes de pensarmos no planejamento, uma questão relevante é sabermos qual o tipo de recrutamento e seleção de pessoas mais indicado.  

Recrutamento externo

A opção mais utilizada é buscar os candidatos no mercado, aplicando estratégias de comunicação e marketing para atrair pessoas qualificadas. Normalmente, o processo exigirá a triagem de currículos, a fim de reduzir o número de pessoas avaliadas pela equipe de recrutadores. 

O benefício do recrutamento externo é ocupar a vaga sem gerar lacunas nos quadros da empresa. Além disso, a entrada de um colaborador pode oxigenar as equipes com novas competências, valores e comportamentos. 

Recrutamento interno

Por sua vez, o recrutamento interno consiste na abertura de vagas para os profissionais da própria empresa. Assim, apostamos que haverá colaboradores qualificados com interesse de fazer uma mudança vertical (para cargo superior) ou horizontal (para outra especialidade), nos quadros da organização. 

A tendência é que todo processo seletivo interno conduza a um processo seletivo externo. Imagine, por exemplo, que um gestor financeiro de destaque foi promovido para o cargo de diretor financeiro.  

Agora, você tem um líder moldado nos valores da empresa, mas também a necessidade de contratar um novo gestor financeiro, não é mesmo? 

Recrutamento misto

Já o recrutamento misto é caracterizado pela realização simultânea ou sucessiva. Na simultânea, a vaga é aberta para ambos os grupos de profissionais. Já na sucessiva, tenta-se preencher o cargo internamente, buscando o mercado em caso de insucesso. 

A escolha do tipo de recrutamento depende dos objetivos dos recrutadores. Os recrutamentos internos e mistos, por exemplo, são bastante utilizados para os cargos de liderança, gerando oportunidades de crescimento para os colaboradores. 

Recrutamento online

Os recrutamentos internos, externos e mistos podem ser ainda online ou presenciais. No recrutamento online, as etapas são realizadas remotamente com auxílio da internet e de ferramentas de otimização do processo. 

Uma prática bastante comum é digitalizar as etapas do topo do funil de seleção, como divulgação de vagas, provas de conhecimento, triagem de currículo e testes comportamentais. Depois, realizar as entrevistas e dinâmicas presencialmente com os finalistas. 

No entanto, nada impede que o processo seja integralmente pela internet. Basta utilizar aplicativos e softwares que deem suporte às técnicas de seleção, como os apps de videoconferência.

Como funciona o planejamento de recrutamento e seleção na prática? 

Você já definiu o tipo de recrutamento? Então, vamos prosseguir com o projeto de melhorar os processos da sua empresa. Logo abaixo, listamos o passo a passo para estruturar um planejamento estratégico de sucesso.

1. Defina seus objetivos 

A primeira etapa para criar seu plano de recrutamento é deixar claro suas metas de recrutamento. Neste ponto, é tudo uma questão de objetivos de alto nível (vamos falar de táticas depois).

Embora cada empresa seja diferente, alguns dos objetivos comuns que vemos entre os nossos clientes incluem: 

• crescente no número de funcionários; 
• melhoria na diversidade e inclusão na empresa;
• redução dos custos ao fazer uma nova contratação; 
• redução do tempo necessário ao fazer uma nova contratação; 
• simplificação dos processos de recrutamento e redução de processos repetitivos; 
• capacitação dos gerentes de contratação para se envolverem mais no processo de contratação; 
• melhoria da retenção de funcionários; 
• tornar-se menos dependente de recrutadores externos;
• construir um pipeline de talentos mais sólido.

2. Preveja as necessidades futuras de contratação

Agora que você tem algumas metas de alto nível definidas, é importante ter uma ideia do número de cargos que você irá precisar contratar nos próximos 12 meses.

Embora isso nunca seja 100% preciso, o objetivo é fazer uma previsão sensata para que (1) você possa começar a atrair e nutrir o talento certo de forma proativa e (2) você possa planejar sua abordagem e seu orçamento de forma eficaz.

Mantenha seu organograma atualizado 

Para começar, você precisará de uma cópia atualizada de seu organograma. E se você ainda não tiver um, é bom começar um rascunho agora.

Softwares como o Draw.io e o Miro podem te ajudar a criar e organizar seu organograma.

Identifique as prováveis promoções 

Dentro do seu esquema atual, quem provavelmente irá ganhar uma promoção? Existem promoções futuras das quais você deve estar ciente? Que lacunas isso criará? 

Refaça o seu organograma (é aqui que ferramentas como o Pingboard se tornam muito úteis) para se antecipar a isso, e adicionar essas lacunas à planilha de planejamento de pessoal no seu modelo do plano de contratação.

Identifique os prováveis conflitos e turnover (rotatividade) 

Pense em aposentadoria, demissão, redundância, problemas de saúde e de desempenho. Há pessoas que provavelmente irão pedir demissão no próximo ano? 

Em empresas maiores, onde você não tem essas informações individualmente, use o histórico como uma linha de base para o planejamento. Lembre-se que dependendo do seu mercado, isso pode variar consideravelmente de ano para ano. 

Novamente, refaça seu organograma para destacar essas lacunas e as inclua na planilha de planejamento de pessoal em seu modelo de plano de contratação.

Crescimento

Agora que você tem um esboço das vagas que serão criadas pelo fluxo da sua equipe existente, precisamos considerar o crescimento. 

Existem equipes que precisam de recursos adicionais? Um grande projeto está por vir? 

Converse com seus gerentes e entenda quais funções eles provavelmente irão criar nos próximos 12 meses. De novo, essas funções estarão no seu organograma e incluídas no seu plano de recrutamento. 

Skill gaps (Lacunas de habilidades) 

Como estão suas equipes? Existem habilidades extras que precisam ser agregadas em uma equipe para ajudá-la a crescer? 

Empresas maiores às vezes realizam uma análise de skill gap formal. Em empresas menores, pode ser o caso de acontecer um bate-papo menos formal com os líderes de sua equipe.

Anote essas lacunas em seu plano de recrutamento. Ao aprovar requisições, projetar descrições de cargos e funções publicitárias, considere como você irá atrair as pessoas certas para começar a preencher algumas dessas lacunas.

3. Deixe claro qual o perfil dos candidatos que você deseja atrair 

Quais os valores que os membros mais bem-sucedidos de sua equipe compartilham? Que tipo de pessoa tende a trabalhar bem na sua empresa historicamente? Que tipo de pessoa não gosta? 

Se você tivesse que identificar as qualidades que seus ‘melhores funcionários’ têm em comum, quais seriam elas? Existem diferenças nas respostas em diferentes departamentos e locais? 

Teste psicológico 

Após entender as características, precisamos escolher técnicas de seleção capazes de identificar os candidatos mais aderentes ao perfil desejado. Muitos, utilizam as entrevistas de emprego com esse objetivo, mas é possível ir além. 

Hoje em dia, contamos com testes psicológicos para aprofundar nossos conhecimentos sobre o comportamento e as atitudes no trabalho. Em geral, eles inserem as pessoas em grupos, de acordo com as respostas a um questionário. 

Para isso, são mapeadas as características mais comuns em um perfil de colaborador. Depois, elaboram-se perguntas que indiquem a proximidade ou distância em relação ao modelo de comportamentos, atitudes, valores etc. 

Alguns testes comportamentais, por exemplo, já são aplicados com alguma frequência nos recrutamentos. São os casos do DISC, do Big Five e do Inventário de Aderência Cultural (IAC). Todos eles podem atender às suas necessidades. 

Aliás, uma vantagem é aplicar os testes com ferramentas de automação. Assim, na hora de fazer a triagem dos currículos, não ficamos limitados apenas ao que foi indicado pelo candidato. 

4. Reveja sua proposta de valor para o funcionário 

Em um mercado em que há competição pelos melhores candidatos, as empresas que deixam claro as razões pelas quais alguém escolheria trabalhar para eles, ao invés de trabalhar para um concorrente, irão vencer. Isso é conhecido como proposta de valor para o funcionário. 

Quando você está dentro de uma empresa, é fácil ver todos os pontos positivos (e negativos) de trabalhar nela. Você sabe como é a equipe, quais são as expectativas e que tipo de pessoa trabalha bem nessa empresa. 

Você também pode ver quando uma nova contratação vai se encaixar perfeitamente – ou, da mesma forma, irá perceber no primeiro mês que não vai funcionar. 

Mas, quando se é um candidato, coisas como: funcionamento do escritório, diversidade da equipe e cultura não são óbvias. Isto é, a menos que o empregador faça um esforço efetivo para dar essas informações com antecedência. 

E os empregadores que fazem esse esforço conseguem fazer contratações mais bem-sucedidas. 

Ninguém quer aceitar um emprego apenas para descobrir que é totalmente diferente de como eles pensavam que seria. É decepcionante. E isso leva a um alto turnover (rotatividade) de funcionários. Realmente é uma perda de tempo para todos. 

É sua responsabilidade, como recrutador(a), garantir que está atraindo as pessoas certas para o seu negócio, deixando muito claro como realmente é a sua empresa.  

Quando os candidatos entendem como seu negócio realmente funciona, você atrai os candidatos certos, e seus novos contratados não terão um grande choque no primeiro dia. Também significa que terão menos probabilidade de sair. 

Portanto, é hora de rever (ou criar) sua proposta de valor ao colaborador. Ela realmente reflete quem você é e o que você oferece? Ela vai ajudá-lo a atrair, contratar e reter os candidatos certos? 

Plano de cargos e salários

Funcionários descontentes com a proposta de valor da empresa, sem dúvidas, serão um grande problema para atrair talentos. Mas o que pode ser feito, na prática? 

Além do salário e benefícios adequados, a perspectiva de crescimento é uma peça-chave para atrair candidatos qualificados. O objetivo é mostrar não apenas as vantagens imediatas, mas os ganhos de longo prazo para quem trabalha na empresa. 

Uma estratégia para concretizar a perspectiva de crescimento são os planos de cargos e salários. Nele, definimos quais são os cargos da carreira, hierarquia, critérios de promoção, responsabilidades e direitos de quem exerce uma posição dos quadros da empresa. 

A carreira pode ser apresentada para o candidato como parte da proposta de valor, preferencialmente com elementos visuais, como gráficos e fluxogramas. Pense em algo para chamar a atenção! 

Também é importante que o plano de cargos e salários seja sustentado por um plano de desenvolvimento. Pense como os treinamentos serão oferecidos, a fim de a promoção ser realmente possível para quem está nos cargos inferiores de uma carreira. 

5. Desenvolva sua estratégia de sourcing (prospecção) 

Depois de trabalhar um pouco em sua proposta de valor para o funcionário, é hora de elaborar um plano para atrair os candidatos certos e avaliar como está divulgando sua marca empregadora no mercado. 

Não se engane e presuma que já estão fazendo um ótimo trabalho. Todos sempre podem fazer melhor.  

Escolhendo os canais certos de marketing de recrutamento 

Com uma grande variedade de canais de marketing de recrutamento disponíveis, como você decide qual será o melhor para você? Como acontece com muitas coisas no marketing, “depende”. 

Se o seu foco é a qualidade, devem estar em pauta as campanhas da marca empregadora nas mídias sociais, seguidas de anúncios digitais altamente direcionados para promover vagas específicas. 

Nos próximos parágrafos, vamos nos aprofundar em cada um dos canais mais populares entre nossos clientes, incluindo: 

• publicidade de recrutamento programático;  
• publicidade em anúncios de empregos;  
• agências de recrutamento;  
• publicidade impressa; 
• referências de colaboradores; 
• feiras de empregos/recrutamento em campus;  
• engajamento com grupos de talentos existentes. 

Publicidade de mídia programática para recrutamento

A publicidade de mídia programática para recrutamento é a compra automatizada de publicidade online para ajudar as empresas a atraírem os melhores candidatos.  

Tradicionalmente, a publicidade de recrutamento adotava uma abordagem de “jogar no mercado e rezar para dar certo”. 

Hoje, a publicidade de mídia programática permite que as equipes de aquisição de talentos direcionam seus anúncios para serem vistos exatamente pelos candidatos em potencial ideais – aqueles que eles realmente querem contratar.  

Anúncios de empregos

Os anúncios de empregos definitivamente são importantes. Eles são uma forma mais econômica de atingir o mercado de candidatos ativos do que usar agências de recrutamento.  

Ponto de atenção: quando se publica em canais de empregos que não sejam nichados, os recrutadores costumam reclamar que eles atraem um grande volume de candidatos irrelevantes, que eles precisam filtrar e gerenciar. 

Portanto, a chave é escolher os anúncios de empregos onde seus candidatos ideais estejam procurando por vagas – e isso geralmente significa procurar em um nicho específico.  

Ao gastar algum tempo pesquisando locais de anúncios de empregos para suas vagas que sejam importantes, você irá gastar menos tempo analisando candidaturas irrelevantes e irá atrair mais dos melhores candidatos.

Aqui na trampos, por exemplo, conseguimos conectar empresas com mais de 550.000 pessoas focadas em Transformação Digital – profissionais de Marketing Digital, Designers, Desenvolvedores Front e Back-end, Vendas, Customer Success, Business Intelligence, Product Owners, entre outros. 

Agências de recrutamento

Temos contato com poucos recrutadores internos que gostam de suas agências de recrutamento. Elas são caras e os objetivos da agência nem sempre estão alinhados com os objetivos da sua empresa. 

Por outro lado, as equipes de recrutamento interno que estão sobrecarregadas costumam se preocupar com a possibilidade de não conseguirem atrair candidatos de qualidade o suficiente, e reconhecerem que a redução da dependência das agências de recrutamento resultará em mais administração. 

Com o suporte de softwares de recrutamento modernos, isso não é mais uma preocupação; e as empresas que descobrem como contratar diretamente são as que estão conquistando os melhores talentos, com o menor custo. 

Dito isso, ainda acreditamos que há espaço para recrutadores externos ao contratar para funções que exigem habilidades muito específicas ou para posições de alto escalão, onde headhunters especializados têm acesso à rede certa de candidatos em potencial.  

O custo médio de contratação através de um recrutador externo é de 15% a 30% do salário anual do candidato.  

Anúncios Impressos 

Se a impressão ainda funciona para você, quem somos nós para criticá-la? Claro, é mais difícil de quantificar do que o digital, mas inevitavelmente existem setores onde pode funcionar.  

Mas, assim como com qualquer outro canal, certifique-se de colocar seus anúncios onde seus candidatos ideais realmente estão. Vimos clientes apenas fazendo o que sempre fizeram e colocando anúncios em lugares muito estranhos.  

O custo dos anúncios impressos obviamente varia dramaticamente e pode ser mais difícil provar o retorno do investimento na publicidade impressa do que na publicidade digital.  

Referências de colaboradores

As referências de colaboradores são um dos maiores recursos inexplorados para atrair candidatos adequados. É por isso que acreditamos que todos em sua empresa devem ser incentivados a se envolverem com o processo de recrutamento. 

Se isso é algo que você deseja começar ou melhorar, confira as 5 maneiras de seus colaboradores ajudarem na contratação. 

Em termos de custos, os sistemas de referência de colaboradores custam muito pouco para serem executados.  

Feiras de empregos/recrutamento

Participar de feiras de empregos pode ser uma boa maneira de apresentar a sua marca empregadora aos mais novos cérebros que estão entrando no mercado de trabalho.   

Antes de investir em feiras de empregos, sugerimos que você saiba quem você está procurando recrutar, e selecione as feiras de empregos ou feiras de carreiras que atendam a esse objetivo – ou decida se esta forma de recrutamento não é realmente relevante para sua empresa. 

Por exemplo, se você deseja recrutar predominantemente para cargos de nível básico, pode se concentrar em conseguir candidatos em uma feira de carreira educacional. 

Se você está procurando graduados em tecnologia, uma feira de empregos específica para o setor seria a melhor opção para que sua marca esteja na corrida pelos melhores novos talentos.  

Embora as feiras de empregos sejam uma ótima maneira de apresentar sua marca empregadora para muitas pessoas talentosas, é importante que você selecione os eventos de importância – e se assegurar de que terá uma garantia para apoiar seus esforços.

Você verá nas feiras de empregos que as empresas que geralmente são mais lembradas são as que fazem mais merchandising! Não coloque todas as suas esperanças em conseguir muitos candidatos vindo desses eventos de imediato, mas é uma ótima maneira de divulgar sua marca. 

Como preparar um bom anúncio de vaga?

Uma das dúvidas mais comuns é como escrever um anúncio de vaga claro, objetivo e que reflita as necessidades da empresa. Você conhece os itens essenciais? 

Na maioria das situações, a lista a seguir suprirá as necessidades do seu planejamento de recrutamento e seleção: 

• cargo; 
• empresa; 
• carga horária; 
• modo de contratação; 
• principais atividades; 
• requisitos; 
• diferenciais; 
• benefícios; 
• informações sobre envio de currículos. 

Perceba que a descrição está relacionada ao que abordamos até o momento. Afinal de contas, as informações dependerão dos objetivos do recrutamento e da proposta de valor da empresa para o funcionário. 

Caso você tenha dificuldades para descrever as atividades do cargo, uma dica é consultar o Cadastro Brasileiro de Ocupações (CBO). No banco de dados do Ministério do Trabalho, é possível levantar as características das profissões, conforme os padrões utilizados no registro em carteira de trabalho. 

Banco de Talentos 

Uma otimização relevante para os processos de recrutamento é o banco de talentos. A prática consiste em manter o cadastro de profissionais que possam vir a interessar a empresa. 

A principal vantagem é que o processo não partirá do zero, mas de uma lista de candidatos com potencial. Logo, economiza-se tempo e esforço para atrair candidatos. 

É comum, por exemplo, que o banco de talentos seja formado por profissionais não contratados em processos anteriores. Igualmente, é possível manter uma prática de sempre estar aberto a novos currículos. 

No entanto, para ser bem-sucedida, a prática deve prezar pela organização e classificação dos candidatos.  Mesmo se for um recrutamento contínuo, não basta receber todos os currículos sem nenhum tipo de triagem. 

Aqui na trampos, ajudamos os recrutadores com um banco de talentos dinâmicos e atualizados. Assim, antes de investir em anúncios e publicidade, você pode consultar os profissionais cadastrados, conforme as necessidades da empresa. 

A plataforma também facilita a comunicação entre candidato e empresa. Na prática, você pesquisa os profissionais, filtrando por experiência, qualificação, competências etc. Depois, envia um convite para participar do processo seletivo. 

É possível usar o banco de talentos antes de ir ao mercado ou mesmo em paralelo. Em ambos os casos, aumentamos as chances de realizar uma boa contratação, com custos e tempo de contratação reduzidos. 

6. Engaje com seu pipeline existente

Independentemente de você já ter um grupo de talentos grande ou se você irá construir um pipeline de talentos pela primeira vez, é preciso pensar em como manter esses candidatos engajados.

Normalmente, isso inclui:

• manter contato por meio de conteúdo regular de mídia social, e-mails e mídia programática;
• manter relacionamentos diretos com seus principais candidatos de pipeline de talentos, seja por e-mail, mídia social ou pessoalmente;
• convidar candidatos do pipeline de talentos para se candidatarem a vagas relevantes assim que surgirem (geralmente por e-mail).

Otimize seus recursos de marketing

Assim como nas vendas e no marketing de produtos, em que os compradores pesquisam antes de falarem com as equipes de vendas, os candidatos fazem suas próprias pesquisas antes de se candidatarem ou falarem com um recrutador.

Você otimizou todos os seus ativos de marketing de recrutamento para posicionar claramente sua proposta de valor para o funcionário, e para ajudar a atrair os candidatos com perfil?

Site de carreiras

O site de carreiras geralmente é o primeiro ponto de contato com qualquer candidato em potencial. Mais de 60% dos acessos nos sites de carreiras são feitos através de dispositivos móveis, então é absolutamente indispensável que ele seja projetado primeiro para dispositivos móveis.

A maioria dos candidatos estará analisando-o atentamente. Além disso, deve ser totalmente on-brand (comercial), com muitas informações sobre sua empresa, de como é trabalhar para você e o que sua equipe valoriza.

Os candidatos devem poder se candidatar com um formulário de inscrição de uma única página. Sem logins. Não dificulte para seus candidatos, ou você perderá os melhores. Veja abaixo um exemplo de página de carreiras, feita pela equipe trampos.co para a Martin Luz:

E enquanto estamos falando sobre a otimização de materiais de marketing, esta é uma área em que muitas empresas falham quando se trata de preconceito inconsciente no recrutamento. Considere como se as imagens e a linguagem que você escolhe afetassem quem se candidata.

Ainda não sabe o local escolhido para anunciar suas oportunidades? Confira nosso e-book gratuito com dicas para escolher a plataforma ideal.

Descrições de cargos

Se você estivesse tentando atrair mais clientes, não escreveria apenas uma lista de coisas que o novo cliente teria que fazer para aproveitar ao máximo seu produto ou serviço.

Você explicaria os benefícios de sua oferta, explicaria o processo de compra, o processo de suporte e daria exemplos de como clientes bem-sucedidos usaram seu serviço no passado.

Então, quando se trata de escrever descrições de cargos, por que optamos por produzir uma lista de responsabilidades e habilidades exigidas com pouca ou nenhuma referência, bem como será a função do ponto de vista do candidato em potencial?

Quando as equipes de contratação não estão conseguindo candidatos certos o suficiente, uma das primeiras coisas que revisamos são as descrições de cargos.

A maioria dessas descrições de cargos nada mais é do que documentos de conformidade internos produzidos para proteger a empresa que produziu o documento. Embora esses documentos tenham sua importância, eles não irão ajudá-lo a atrair mais dos melhores profissionais.  

Confira abaixo um exemplo de descrição de vaga divulgada pela trampos:

As descrições de cargos devem responder às principais perguntas que os candidatos em potencial provavelmente terão sobre a função. Isso seu inclui coisas como:

• como é um dia típico de trabalho?
• com que estarei trabalhando? 
• o que preciso fazer para ter sucesso na função? 
• com que tipo de pessoa irei trabalhar? 
• quais são os principais benefícios de trabalhar nesta equipe/local/empresa? 

Confira nossas dicas para criar o anúncio de vaga perfeito.

Perfis de Redes Sociais

Qual é a primeira coisa que os candidatos em potencial fazem depois de consultar seu site de carreiras? Olhar o seu perfil nas redes sociais.

Perfis de mídia social são uma parte muito importante da sua marca empregadora.

Portanto, certifique-se de que seus perfis sociais tenham uma história realmente boa sobre seus funcionários. Imagens reais. Campanhas de equipe. Sua missão, valores e cultura devem ser muito claros. 

Finja que você é um candidato em potencial e se candidate. Como a sua empresa se sai? 

Sites de avaliações

Da mesma forma que você olha as avaliações de hotéis antes de fazer reservas para férias no exterior, os candidatos usam os sites de avaliações para avaliar empregadores em potencial.

Avaliações ruins em sites como o Glassdoor podem afastar até mesmo os candidatos mais engajados. Portanto, consulte suas avaliações atuais, leia sobre o que seus funcionários (do passado e do presente) estão dizendo sobre você.

Se as avaliações não forem de muitos elogios, há duas coisas que você precisa fazer: 

• resolver a raiz do problema, fazendo melhorias em áreas que resultaram em avaliações negativas; 
• incentivar os membros de sua equipe mais engajados a deixarem uma avaliação.

Funcionários insatisfeitos são muito mais propensos a fazer um discurso retórico online do que os que estão felizes em reservar um tempo para deixar uma avaliação positiva, a menos que eles saibam que isso é importante.

Refine seu processo seletivo

O turnover de funcionários é parcialmente responsabilidade da equipe de recrutamento, e é difícil para todos. Uma maneira de garantir que você limite o turnover é garantir que haja um processo de seleção incrível que resulte na contratação das pessoas certas. 

Há uma série de coisas a serem resolvidas aqui:

• garantir que seu processo de seleção dê a cada candidato uma chance justa;
• garantir que seus melhores candidatos continuem engajados; 
• garantir que seus gerentes de contratação se envolvam com o processo; minimizar os procedimentos desnecessários, agilizando o processo de seleção.

Falamos com recrutadores em todo o mundo, todos os dias, e existem algumas ferramentas e abordagens que comumente os vemos usando para resolver alguns desses desafios.

Você pode conferir aqui nosso e-book gratuito com estratégias para identificar e reduzir a taxa de turnover na sua empresa.

Apresentando a contratação às cegas

A contratação às cegas é o processo de retirar do currículo e das inscrições todas as informações que possam resultar em preconceito consciente ou inconsciente durante o processo seletivo. 

É uma ótima maneira de ajudar a garantir que seu processo de seleção dê a cada candidato uma chance justa.

Use scorecards (quadro de resultados) para os candidatos

Um scorecard de um candidato é uma ferramenta usada pelas equipes de contratação para pontuar os candidatos de uma forma consistente, justa e focando sua atenção na avaliação dos critérios mais importantes para a função. 

Eles provaram ser uma forma realmente eficaz de coletar o feedback de várias pessoas em cada estágio do processo de seleção, e oferecem a possibilidade de serem mais consistentes ao comparar candidatos.

Claro, você pode personalizar os critérios do scorecard por função ou departamento, mas adicionar um scorecard na ‘inclusão de cultura na empresa’ em todos os setores é quase sempre uma boa ideia.

Automatize o agendamento de entrevistas

A troca de emails para tentar agendar entrevistas é uma experiência terrível para candidatos e equipes de contratação. 

A maioria dos sistemas de rastreamento de candidatos inclui uma ferramenta de agendamento de entrevistas que permite que os candidatos agendem suas próprias entrevistas, com base na disponibilidade de sua equipe de contratação. 

Mas se você não estiver usando um ATS (Applicant Tracking System ou “Sistema de Rastreamento de Candidatos”), ferramentas de agendamento independente como o Calendly podem te oferecer algumas opções sem gastar muito. 

Melhore a comunicação com o candidato 

A comunicação é essencial! A pior coisa que poderia acontecer é você passar todo esse tempo cultivando uma forte proposta de valor ao colaborador, atraindo grandes candidatos…e depois, durante o processo de recrutamento, perdê-los porque não sabiam o que esperar e ninguém os mantinha atualizados. 

Certifique-se de incluir informações sobre o processo antecipadamente – no site de carreiras e na página de confirmação da inscrição. E mantenha contato com os candidatos em cada etapa do processo. 

Inclua informações detalhadas sobre o que esperar da entrevista no e-mail de confirmação da entrevista. Quem eles encontrarão? Qual é o código de vestimenta? O que eles precisam fazer para se prepararem? O que eles devem fazer quando chegarem? 

Faça um plano. Quem é o responsável pela comunicação? A comunicação é compartilhada? Como você acompanhará os candidatos conforme eles avançam no processo? 

Aqui, é realmente útil ter um sistema de rastreamento de candidatos para ajudar a gerenciar o processo, mas se você não tiver, está tudo bem também. Apenas assegure-se de não perder aquele candidato brilhante para um concorrente porque você não o manteve engajado.

7. Projete um processo de onboarding que prepare os candidatos para o sucesso 

É claro que uma das principais métricas que todo recrutador deve considerar é a retenção. Se o seu plano de integração não for perfeito, é muito provável que você perca o talento incrível que tanto se esforçou para atrair. 

Afinal, 30% dos novos funcionários deixam o novo emprego nos primeiros seis meses. Vamos garantir que seu novo colaborador não seja um deles.

Pequenas coisas que podem fazer uma grande diferença

Se você quer realmente melhorar seu processo de onboarding, aqui estão algumas ideias para começar com seus recém contratados:

• certifique-se de que seu gerente direto verifique com eles regularmente sobre a aceitação da oferta e a data de início;
• use uma ferramenta de onboarding para diminuir a papelada e armazenar tudo em um só lugar; 
• envie um pacote de boas-vindas com artigos de papelaria e itens da marca empregadora pelo correio antes do primeiro dia; 
• deixe o equipamento que eles forem usar totalmente configurado antes do primeiro dia; 
• envie uma saudação virtual da equipe – não precisa ser super profissional, apenas envie um autêntico ‘estamos ansiosos para conhecê-lo!’ Ganha pontos a mais se for um vídeo; 
• seja criativo(a)! Filme um breve vídeo com um ‘este é o seu novo escritório’ em um smartphone ou envie uma foto da nova mesa dele – tudo o que você puder fazer para tornar o processo pessoal; 
• dê aos novos contratados um login para sistemas de treinamento ou um portal online antes do primeiro dia. Certifique-se de definir as expectativas. Se este treinamento for opcional, deixe isso claro. Mas dê aos candidatos a oportunidade de terem um “momento nerd” antes de começarem, se quiserem; 
• dê a eles a chance de se apresentarem;
• assegure-se de que eles tenham acesso ao manual e ao contrato bem antes do início, para que possam preparar quaisquer perguntas de dúvidas que possa surgir; 
• dê a eles um cronograma de como será sua primeira semana. Deixe claro o que eles devem vestir, trazer, etc. Sua programação não precisa ser exata, mas acalmará muito os nervos dos novos contratados e os ajudará a ficarem mais tranquilos.

8. Identifique ferramentas que podem ajudar 

Processos que antes eram entediantes e demorados podem ser automatizados, os dados podem ser armazenados em um local central em vez de um grande número de planilhas, e sites de carreiras modernas podem ser atualizados automaticamente.

As ferramentas certas não custam muito. É hora de deixar a moderna tecnologia de RH ajudá-lo.

Plataformas nichadas para recrutamento 

Os dias de “jogue no mercado e reze para que dê certo” nas estratégias de recrutamento acabaram. Procure plataformas que trabalhem de forma mais nichada com seu público-alvo.

Aqui na trampos, nascemos no digital e falamos com pessoas de Comunicação e Tecnologia de forma próxima e assertiva, e você pode tanto publicar uma vaga, mas também buscar ativamente as pessoas com filtros específicos, como habilidades técnicas, cargos, pretensão salarial,  senioridade, localização, entre outros. 

Software de rastreamento de candidatos

Um sistema de rastreamento de candidatos é tão importante para equipes de recrutamento quanto um sistema de CRM (Customer Relationship Management ou “Gestão de Relacionamento com o Cliente”)  para vendas. 

O ATS certo deve economizar uma quantidade inimaginável de tempo que anteriormente era gasto em administração repetitiva, ao mesmo tempo que ajuda a atrair melhores candidatos e melhorar a experiência do candidato.

Alguns sistemas de rastreio de candidatos incluem ferramentas de automação de marketing e recursos onboarding. Mas mesmo o mais básico oferecerá alguma combinação de:

• um site de carreiras da marca empregadora e formulário de candidatura online;
• automação de agendamento de entrevista; 
• gestão na comunicação com o candidato; 
• a capacidade de construir pools de talentos;
• ferramentas de colaboração de equipe;
• um painel de análise para recrutamento.

Software de colaboradores para onboarding 

O software de colaboradores em onboarding capacita sua equipe para fornecer experiências de onboarding personalizadas para cada candidato, gastando menos tempo com a administração. 

Não existe mais papelada para o onboarding. Não existem mais solicitações de assinaturas de um lado para o outro. Tudo é gerenciado em um portal central.  

Software de engajamento de funcionários

Seja para gerenciamento de desempenho ou recompensa e reconhecimento, as ferramentas de engajamento dos funcionários ajudam a simplificar os “processos de pessoal” do dia a dia. 

As ferramentas para engajamento de funcionários permitem que as equipes de RH coletem dados sobre a satisfação dos funcionários, mapeiem OKRs, projetem um a um e identifiquem um excelente trabalho. Funcionários e gerentes podem fornecer feedback, definir objetivos e fornecer atualizações de forma estruturada. 

Como acontece com qualquer outro software que você está incluindo no seu acervo de tecnologia de RH, sugerimos que você assegure-se de que qualquer software para engajamento de funcionários que você escolher possa se integrar com outros sistemas que você está usando.

A Sólides possui  ferramentas que podem te auxiliar nesta tarefa.

9. Crie um orçamento para manter o seu plano de recrutamento

Um orçamento para recrutamento bem planejado irá te ajudar a mostrar o retorno sobre o investimento de sua estratégia de contratação direta para as partes interessadas, e posicionar sua equipe interna de recrutamento de maneira positiva.

E quando você consegue mostrar que sua equipe de recrutamento interna está economizando dinheiro para a empresa, em comparação com a dependência de recrutadores externos, fica mais fácil garantir um orçamento adicional para os recursos de que você precisa para fazer um trabalho ainda melhor. 

Um orçamento detalhado para recrutamento incluirá:

• o custo de sourcing (por exemplo, anúncios de empregos, publicidade programática, agências de recrutamento);
• o custo da seleção (por exemplo, verificação de antecedentes e ferramentas de avaliação); 
• o custo de onboarding (por exemplo, software de onboarding, verificação de antecedentes); 
• o custo da atividade geral da marca empregadora e as despesas gerais associadas à sua equipe de recrutamento interna (por exemplo, salários). Algumas empresas também incluirão coisas como um subsídio para equipamentos de TI/escritório e outros custos associados ao emprego de sua equipe de recrutamento.

10. Conceda o feedback sobre o resultado do processo seletivo 

Ao lado dos cuidados durante o processo, o planejamento de recrutamento e seleção deve pensar nos atos posteriores. Um dos mais importantes é comum dar o retorno para os profissionais. 

Uma boa comunicação contribui para uma boa experiência do candidato, mesmo de quem foi reprovado na seletiva. Além disso, é uma forma de mostrar respeito e consideração, humanizando o processo. 

Em primeiro lugar, considere o funil de contratação. Nas etapas iniciais do processo, em que pode haver centenas ou milhares de candidatos, precisamos de ferramentas de feedback massivo. 

Uma das vantagens de aplicar testes online é que o resultado do teste já faz parte do feedback recebido. Assim, o candidato que não passou na triagem consegue enxergar as questões em que houve erro e ver a pontuação. 

Por outro lado, nas etapas pós-entrevistas, a personalização será a chave para um bom feedback. É importante oferecer um resumo dos pontos que podem ser melhorados para seletivas futuras. 

Aliás, pode acontecer de mais de um candidato estar apto para vaga. Porém, a empresa só pode contratar um deles. Aqui, manter o bom relacionamento pode ser importante, deixando os demais profissionais no radar caso surja uma oportunidade. 

Em relação aos selecionados, a comunicação deve ser clara no sentido de indicar os próximos passos para efetivação. A agilidade será decisiva, pois frequentemente os candidatos concorrem em vários processos seletivos. 

11. Crie indicadores de desempenho 

Melhorar o recrutamento exigirá um processo contínuo. Ao longo do tempo, os profissionais de RH devem avaliar os resultados com indicadores, quantificando os sucessos ou insucessos das medidas propostas.  

O ideal é que o processo seja encarado com um modelo cíclico. É o caso, por exemplo, do PDCA: 

• planejar (plan) — criar o plano com as suas especificações; 
• executar (do) — colocar a proposta em prática; 
• checar (check) — mensurar os resultados; 
• agir (act) — corrigir erros e padronizar os acertos. 

Entre os indicadores disponíveis, você pode utilizar as métricas a seguir para avaliar o recrutamento. 

Número de candidatos por vaga 

A razão entre candidatos e vagas mede o interesse despertado pelo processo seletivo, especialmente quando o recrutamento é aberto ao público. A fórmula é bastante simples: número de candidatos ÷ número de vagas. 

Valor médio por profissional contratado 

Por sua vez, o valor médio por profissional contratado quantifica as despesas com o recrutamento: total de despesas ÷ número de contratações.  

Um dos fatores que mais afetam o indicador é a digitalização do processo seletivo. Quanto mais automatizadas e escaláveis forem as atividades, menor serão as despesas em relação ao número de admissões. 

Vagas preenchidas dentro do prazo 

A pontualidade é outro fator determinante. É comum a empresa operar abaixo da produtividade ideal ou com pagamento de horas extras, enquanto se aguarda o resultado do recrutamento. Logo, a velocidade é essencial. 

Para calcular, considere o seguinte: (número de vagas fechadas no prazo ÷ total de vagas) x 100. O resultado será um percentual. 

Retorno do investimento 

Por sua vez, o retorno do investimento no recrutamento exigirá um pouco mais de tempo. Basicamente, consiste em comparar a produtividade antes e depois da contratação.  

A forma mais simples de entender o impacto é comparar avaliações de desempenho de equipe, calculando a diferença entre as notas. Também é possível medir o desempenho do profissional com a média das avaliações de desempenho do cargo ocupado. 

Turnover recente 

Por fim, um número importante é acompanhar a rotatividade de pessoal nas contratações realizadas nos últimos 6 meses. Afinal, o valor pode demonstrar a necessidade de mudanças no recrutamento. 

A fórmula é similar ao turnover de desligados com alguns ajustes: (rescisões de profissionais com menos de 6 meses ÷ total de colaboradores) x 100. 

Por onde começar

Ao longo do conteúdo, vimos os passos necessários para um bom planejamento de recrutamento e seleção. 

Aqui na Trampos, temos uma plataforma completa para você estruturar um processo adequado, divulgar vagas, acessar bancos de talentos e se comunicar com os candidatos. Logo, é um excelente ponto de partida para tirar as melhorias do papel. 

 

Por Jess Stanier, Especialista em Pessoas e Cultura na Pinpoint. Texto traduzido e adaptado pela equipe trampos.co.