Recrutamento online: um guia completo sobre adaptação e planejamento para o RH

Talvez você tenha dificuldade em prever o desenvolvimento, o tamanho e a composição de suas principais equipes (mesmo com a ajuda de todo o seu time de RH). Mas esse problema até os maiores CEO’s de grandes players do mercado também têm.

Em um momento onde vem aumentando a procura por equipes com uma diversidade mais ampla, poucos traduzem essas aspirações em um plano de contratação concreto e proativo. Na realidade, infelizmente ainda são poucos os gestores de RH que possuem um bom plano estratégico de talentos para complementar sua empresa.

Em um período de crises ou incertezas, esse plano estratégico se torna ainda mais distante. Muitos recrutadores devem estar se perguntando: “minha empresa deve continuar investindo em recrutamento?”. O spoiler é: sim e a gente te conta o porquê.

Nesse artigo, você vai encontrar:

Replanejando contratações em tempos intempestivos

As palavras do momento são adaptação e resiliência. Mas como o RH e os gestores devem se posicionar e agir em relação às contratações? E, ainda, como devem migrar para o gerenciamento do processo seletivo remoto?

Para responder essa complexa pergunta, temos que falar primeiramente sobre o recrutamento contínuo. Através dele, o time de R&S pode garantir o sucesso e a tranquilidade de contar com o cultivo de ótimos profissionais à mão e utilizá-los sempre que precisar. E o melhor: sem ter que apelar para o recrutamento urgente e inadequado.

Sabemos que o comum é acontecer o inverso: só com a necessidade pontual de um novo profissional é que a empresa busca ocupar uma posição. É assim que surge o recrutamento cheio de riscos, pois o ato de recrutar não deve ser apenas em momentos oportunos. Ele deve ocorrer de forma perene e planejada com antecipação.

Isso não é um ato de planejamento por si só, mas também diz respeito sobre a organização e o gerenciamento dos recursos da empresa. Uma contratação errada traz sérios prejuízos – não apenas financeiros, como também no desenvolvimento da equipe, no clima organizacional, nos processos de time to hire e time to fill e muito mais. Mas, agora, vamos ao que importa para mudar essa realidade.

Como iniciar o seu plano de recrutamento contínuo

A primeira etapa no desenvolvimento de um processo de recrutamento sólido é reconhecer que o pool de talentos existente na sua empresa ainda não é o ideal. Acredite: apesar dos seus melhores esforços, alguns dos principais talentos sairão em busca de outras oportunidades. E certos tipos de talentos (como um Gerente de Projetos Sênior) podem ser mais difíceis de encontrar. Muito provavelmente eles não estarão disponíveis para serem captados de imediato para sua empresa. Portanto, um bom caminho é contratar e desenvolver pessoas promissoras.

As organizações devem revisar seus requisitos, no mínimo, a cada 6 meses e desenvolver um plano que possa responder às seguintes perguntas:

• Quantas pessoas precisaremos e em quais posições, nos próximos meses e anos?
• Quais qualidades procuramos nessas pessoas e como saberemos quando as encontrarmos?
• Como será a estrutura organizacional?
• O que nosso pipeline precisa conter hoje para garantir que possamos encontrar, desenvolver e apoiar os líderes de amanhã?

Um breve case de sucesso

Uma empresa que se destaca nessa área é a Intuit. O time de RH criou um banco de dados que combina informações de vários canais de contratação (como números de transição interna de colaboradores, programas de indicação de funcionários e retorno de investimento de recrutamento externo). Cruzando essas informações com dados adicionais sobre turnover e a receita da empresa, eles conseguem prever quantas pessoas serão necessárias anualmente em toda a organização. Dessa forma, a Intuit antevê com mais de 90% de acerto suas necessidades de prospecção de talentos, o que reduz muito os custos de recrutamento e facilita o remanejamento interno de funcionários.

O paradigma da idealização

Muitas companhias almejam um modelo pré-concebido para definir os atributos que desejam em sua equipe. Estes modelos enfatizam skills genéricas, como “pensamento e visão estratégica”, que são características tão abstratas e randômicas quanto “determinação” e “humildade”. Se o candidato preenche esses valores considerados ideais e é experiente no setor (bingo!), você tem um match perfeito, certo? Outro spoiler é: não.

O primeiro problema é que isso não existe na vida real. Para que um colaborador de alto nível seja mais do que uma idealização, a empresa deve definir as habilidades profissionais necessárias. Só depois de estabelecê-las, vem o passo de recrutar e julgar os candidatos de acordo.

Um artigo da Harvard Business Review estabeleceu uma maneira sistemática de considerar toda a gama de habilidades que um trabalho de alto nível exigiria, chamado de “modelo de portfólio de capital humano”. A pesquisa sugere que a contratação é bastante otimizada se as empresas empregarem os princípios básicos do modelo, utilizando as seguintes perguntas das competências a seguir:

• Competências baseadas no trabalho

Quais recursos específicos esse trabalho exigirá nos próximos anos? O foco estará no crescimento ou na manutenção? A posição requer alguém que é fundamentalmente um empreendedor, um gestor ou um líder? Essa é uma oportunidade restrita ou o candidato pode crescer dentro da empresa? Quais são as próximas posições que o profissional deseja alcançar? Quais são as capacidades requeridas para este cargo?

• Competências baseadas no time

O candidato possui as habilidades necessárias para liderar sua equipe? Como elas se sobrepõem às habilidades de outros membros? Como o candidato administrará a resistência ou a dinâmica política da empresa? O indivíduo precisará contratar pessoas adicionais para formar a equipe? Se sim, ele é capaz de trazer outros colaboradores talentosos?

• Competências baseadas na empresa

O quão bem o candidato se encaixará dentro da organização cultural da empresa? Essa pessoa irá prosperar com os recursos atuais que a empresa pode promover (como por exemplo: suporte aos profissionais, tecnologia, reputação organizacional e por aí em diante)? Se a pessoa vier de um ambiente mais rico em termos de recursos, ela terá o suporte equivalente ou ao menos terá o suporte de adaptação?

O recrutamento online e seus desdobramentos

Tudo ao redor da experiência do funcionário agora está sendo otimizado por métodos e ferramentas digitais, o que significa que o processo de recrutamento também evoluiu. É verdade que os candidatos de hoje estão cada vez mais conectados e os recrutadores mais experientes sabem que o recrutamento online de candidatos será uma boa escolha. E, consequentemente, trará talentos qualificados para a empresa.

Mas você pode estar se perguntando: como as empresas podem recrutar candidatos online de uma forma mais efetiva? Como destacar vagas em meio a tantas outras? Como vencer o desafio imposto por situações de crise? E como recrutar mais talentos para trabalhar remotamente?

Há vários métodos criativos para recrutar candidatos e compor seu time, não importa qual seja a dificuldade que sua empresa esteja passando. Por isso, nós compilamos um mini manual para te ajudar a encontrar e recrutar profissionais online.

Siga essas dicas e você será bem sucedido em obter mais aplicações qualificadas.

1. Fortaleça o branding da sua empresa

O employer branding é muito importante para gerar interesse nas suas vagas em aberto e o mais importante: para realizar um recrutamento mais rápido.

Se os candidatos podem ter evidências que a sua empresa é ótima para trabalhar, eles serão mais engajados no processo de entrevistas – o que é crucial para o recrutamento dos melhores candidatos. Afinal, eles são disputados com a oferta de centenas de emprego por aí.

2. Identifique candidatos passivos

Candidatos passivos são pessoas que querem trabalhar na sua empresa, mas não sabem disso ainda (leia-se: eles já têm um trabalho e estão felizes com ele). Mas, certamente, eles ainda podem ser captados e a gente te ensina como chegar até eles a seguir.

3. O que deve mudar no seu job description

Primeiramente, deixe claro que sua vaga é para home office (seja ela temporária ou não). Acredite, as palavras e termos que você coloca na divulgação da sua vaga com certeza importam. E muito!

As palavras que você usa e a forma que você coloca determinados termos podem afastar um nicho inteiro de candidatos (minorias étnicas, pessoas mais seniores, LGBTQ+ e outros grupos). Para evitar tudo isso e manter seu pool de candidatos o mais abrangente possível, é imprescindível estar atento a como sua empresa se posiciona.

❗Uma dica é pecar pelo excesso de informações do que colocar informações de menos.

De maneira mais abrangente, também dispomos de um manual mais específico sobre como construir o anúncio de vaga perfeito. Nesse material, damos todas as dicas de DO’s e DONT’s que você deve colocar na sua divulgação, de forma geral. Vale muito a pena conferir e temos certeza que vai te ajudar!

Onde encontrar pessoas que trabalham em home office?

Você ficará surpreso com quantos candidatos qualificados você pode encontrar através das palavras-chave certas em nosso ATS. Através dos filtros da nossa plataforma, você é capaz de realizar uma busca ativa e encontrar com mais assertividade os talentos ideais para compor seu time.

Uma outra dica é chegar até os potenciais candidatos através de uma mensagem personalizada. Destaque algo que você achou interessante nas realizações profissionais, projetos desenvolvidos, carta de apresentação ou no portfólio. Isso permitirá que eles saibam que você não está apenas enviando e-mails deliberadamente a todos e que, de fato, está enviando uma mensagem individual.

Agora vem a parte onde muitos recrutadores deixam a bola cair: se o profissional que quer sondar já estiver empregado, não deixe que esse fator o impeça de entrar em contato. Inicie uma boa conversa e veja para onde ela vai – quem sabe essa pessoa está buscando uma nova oportunidade também.

No entanto, se ele não estiver cogitando (ainda!) uma mudança de emprego, mantenha contato também. Sempre há uma chance de que ele possa mudar de ideia no futuro.

Uma dica extra: social media

Se você ainda não utiliza as mídias sociais como parte de seus esforços de recrutamento e seleção online, é hora de começar. As gerações mais jovens de candidatos utilizam algum tipo de canal social quando procuram emprego (cerca de 86% deles, para sermos mais exatos).

As possibilidades de social media são infinitas e agora vão mais além do que “os grande quatro” (Facebook, Twitter, Instagram e LinkedIn). Recrutadores agora estão começando a pensar fora da caixa social e tentando lugares como SnapChat e até (pasmem!) o Tinder para encontrar novos talentos.

A chave quando isso vem para o recrutamento online nas mídias sociais de novo é: saber onde estão seus candidatos-alvo e, o mais importante, onde encontrá-los.

Boas práticas e dicas para o recrutamento online

Em primeiro lugar, é importante ter em mente que o recrutamento online também inclui todos os passos do processo de recrutamento padrão. O que muda é a forma de interatividade, inserção de novos processos e ferramentas. Para você ficar por dentro, aqui vão mais algumas importantes dicas:

Publique sua vaga online

Eleja uma boa plataforma para essa função e, após isso, divulgue nas redes sociais como LinkedIn. Desenvolva uma divulgação criativa e interativa para captar bons candidatos. O ponto é incluir uma regalia, benefício ou missão que faça sua empresa única. Isso será o foco principal da sua ação.

Outra dica é oferecer um estímulo aos funcionários veteranos para interagir com essa divulgação, como conceder um cartão-presente para quem interagir com o anúncio, por exemplo. Assim, você ajuda o algoritmo da rede social a pulverizar ainda mais a sua mensagem e ela terá mais exposição. Além disso, os amigos de seus funcionários também irão ver o post assim que interagirem com ele.

Utilize um ATS

Aqui no trampos, o Caesar (nosso ATS), é onde você poderá otimizar todo seu o seu processo de recrutamento, economizando tempo e recurso da sua equipe.

Faça um busca ativa

Já demos essa dica antes, mas reforçamos: não espere que os candidatos certos te encontrem. Seja pró-ativo e procure novos talentos através de uma busca ativa ao invés de esperar que eles venham até você.

Bons candidatos não estão só em redes sociais

Abra sua mente. Procure candidatos não somente em mídias sociais, mas também em sites de portfólios (se você procura um Designer, você pode pesquisar no Behance, por exemplo).

Administre testes para filtrar seus candidatos

Aplique um teste de habilidade e faça perguntas técnicas (pode ser apenas de “sim ou não” ou de múltipla escolha). Essas questões ajudam a avaliar as soft skills dos candidatos antes de seguir para entrevistas, garantindo que você não perca o tempo dos gerentes de contratação com candidatos não qualificados. No nosso ATS, por exemplo, é possível inserir algumas perguntas para te ajudar a afastar os candidatos “aventureiros”.

Construa uma página de carreiras para sua empresa

Candidatos se sentem mais animados a se aplicar em uma vaga quando a companhia tem uma imagem bacana. Essa página reflete a personalidade da sua empresa. Quando falamos em personalidade, não estamos só nos referindo ao branding e cores oficiais da marca. Estamos falando sobre como usar a voz da sua empresa.

Lembre-se que os candidatos querem saber exatamente com quem estão falando e vale muito a pena investir nisso.

O home office e seus candidatos

Em resumo, nas últimas semanas, nos deparamos com mudanças históricas nunca antes vistas que alcançaram todos os setores do mercado. Com isso, chegou o momento de reconhecer que precisamos nos adaptar, conhecer novas tecnologias, novos métodos e agir conforme podemos.

Sabemos que o recrutamento online tem suas vantagens e benefícios, mas também não podemos esquecer que esse modelo é cercado por desafios de diversos tamanhos.

Como já decorremos nos itens anteriores, as variáveis desses desafios são inúmeras: gerenciamento de equipe, gestão de tempo e processos, comunicação contínua e domínio de ferramentas. Para completar, seguimos com mais indicações sobre como conduzir o seu processo seletivo online.

Perguntas para fazer aos candidatos

1. Como você organiza o seu dia?

Na verdade, o que você precisa saber é sobre a concentração do candidato e em qual período do dia ele trabalha melhor. Sua intenção é descobrir se o candidato apresenta maior produtividade durante a jornada de trabalho que você pretende alocá-lo.

As equipes remotas podem ser compostas por pessoas que trabalham em turnos diferentes e alocadas em qualquer lugar do mundo. Se o resultado do trabalho for mais importante que a jornada que o funcionário precisa estar disponível, vale colocar horários flexíveis como benefício. Afinal, não é necessariamente obrigatório ficar disponível entre 9h e 18h se a rotina desse profissional não demanda esses horários.

Busque o ritmo natural da sua empresa e qual a produtividade que você precisa no seu time para avaliar a resposta dos seus candidatos.

2. Quais ferramentas de comunicação você utiliza e em quais situações?

Quando você trabalha com uma equipe remota, não há chance de conversar no salão entre as reuniões. Nem de acompanhar as novidades sobre um projeto durante a viagem do elevador até o escritório. Portanto, a comunicação virtual será absolutamente fundamental. É necessário perguntar quais tipos de ferramentas de comunicação a pessoa domina – de app de mensagens instantâneas até software de gerenciamento de projetos.

Ao fazer esta pergunta sobre ferramentas e situações, você descobrirá se o candidato está familiarizado com elas e esclarecido sobre quais dela utilizar quando necessário.

3. O que significa para você trabalhar remotamente?

Muitas pessoas optam pelo trabalho remoto por causa da flexibilidade. Outras são sujeitas a esse regime por uma questão de necessidade. Assim como as empresas estão se adaptando ao home office devido à pandemia, por exemplo. Não importa qual seja o seu caso, é necessário que ambos (recrutadores e candidatos) tenham em mente o que o trabalho remoto realmente significa.

Ao realizar essa pergunta, avalie como e onde essa pessoa trabalha: ela estará em um espaço de coworking, em um escritório de casa, em uma cafeteria, na biblioteca, em um quarto de hotel? Se for de casa, ela tem a estrutura suficiente para esse fim?

Por trás dessa pergunta, o importante é determinar como esse profissional se encaixará na equipe. Você precisa entender a rotina dele e deixar claro como será sua jornada. Combine sobre uma faixa de horário pre-determinada, plantão ou escala de horas flexíveis.

Empresa e candidato devem se encaixar nesse quesito perfeitamente, uma vez que é primordial saber quando e de onde o profissional trabalha. Isso significa que você não será surpreendido.

4. O que você precisa em seu espaço físico de trabalho para ser bem sucedido?

Busque saber se há algum equipamento que a empresa precisa fornecer. Verifique também o quanto o candidato está ciente do que trabalhar remotamente pode significar física e logisticamente.

Afinal, onde quer que você trabalhe, precisa-se ter o essencial, certo? Talvez seja um monitor grande ou apenas um headset com microfone. Apenas certifique-se de todos esses itens. 

Quando os chefes não conseguem ver seus funcionários, eles precisam estar duplamente cientes de como seus colaboradores estão se saindo. É fácil ver se uma pessoa está desconfortável ou doente quando você pode vê-la cambalear da cadeira para a impressora. Mas, se você está se comunicando digitalmente, não é tão simples assim identificar como ela está ou se precisa de algo. O importante, nesse quesito, é listar tudo o que ela vai precisar e estabelecer como será a constância de contato para verificar seu bem-estar. Esse item fará diferença sobre como o seu novo talento enxergará sua empresa.

5. Como você lida com seu calendário e agenda? Que aplicativos e sistemas você utiliza?

Você pode obter perguntas ainda mais específicas, como:

• Como você organiza seu calendário?
• Você programa períodos de horas para realizar certos tipos de trabalho?
• Você tem um calendário aberto que todos possam ver?Acredite ou não, a logística de como o candidato organiza sua vida profissional é CRUCIAL em um trabalho remoto. Esse deverá ser um fator determinante para a entrada dele(a) para sua equipe.

6. Como você prioriza suas tarefas?

A capacidade de priorizar pode ser o sucesso ou a tragédia de um trabalho remoto. Portanto, você precisa saber se seu candidato tem um controle absoluto sobre isso. Outra pergunta interessante a fazer é: “o que você faz quando sente que um projeto vai demorar mais do que o esperado?”

Para o trabalhador remoto, é fácil encontrar um problema e sentir que precisa resolvê-lo por conta própria. E, como não estarão no mesmo escritório que sua equipe, o cronograma pode ficar sobrecarregado sem que ninguém perceba.

Com essa pergunta, você espera ver as estratégias do seu candidato para evitar proativamente essa situação. Descubra como ele agiria para informar seus colegas de trabalho e até mesmo o gestor quando é preciso ajuda para não colocar em risco toda a equipe.

Encerrando esse tema, Tiago Yonamine, CEO do trampos, também indica mais alguns pontos que você deve ficar em alerta para ter um recrutamento online assertivo.

Por fim, seja o caso da sua empresa estar passando por reformulações internas por escolha ou necessidade, temos outro artigo com 6 lições e ferramentas para o RH e os gestores da sua empresa otimizar o trabalho remoto.

Neste momento inesperado, reunimos nesse mini manual o máximo de informações e dicas com o intuito de ajudar o gerenciamento de recrutamento de talentos da sua empresa. Esperamos ter cumprido essa missão por hora. Conte com a gente para dar os próximos passos.

[ Fontes e referências traduzidas e adaptadas de: Harvard Business Review, Workable, Indeed, HR Partner (1) (2) e Harver.]