6 lições e ferramentas para o RH da sua empresa otimizar o trabalho remoto

Mais empresas do que nunca estão encorajando ou solicitando que seus colaboradores realizem o trabalho remoto. Se, ainda em 2018, o IBGE já havia divulgado uma pesquisa que mostra que o Brasil alcançou o recorde de 3,8 milhões de brasileiros trabalhando de casa, a nossa aposta é que a projeção para 2020 deve ser triplicada.

E isso não vem apenas da situação de pandemia atual. Esse movimento teve maior fomento a partir da reforma de leis trabalhistas – que impactaram diretamente a dinâmica e o relacionamento de empresas com seus colaboradores -, mas não é só esse fator que entra na equação. A demanda por mais qualidade de vida e flexibilidade também estão entre os motivadores da migração do escritório para trabalhar em casa (ou de qualquer lugar remoto).

Essa realidade, cada vez mais comum (principalmente no cenário internacional), é também vista como um grande desafio para os gestores e o RH da empresa. Afinal, trabalhar de casa nem sempre é sinônimo de ter um local preparado para esse fim. Nesse momento de adaptação, entra-se na gestão de processos e, principalmente, no gerenciamento de times.

Enquanto alguns já estão habituados com o trabalho remoto, outros colaboradores e líderes ainda estão tentando se ajustar a esse novo ambiente.

Trabalhar de casa também significa ter mais distrações, menos maneiras de interagir naturalmente com as equipes e ainda mais isolação social – tudo o que pode contribuir para uma menor produtividade. Para superar todos esses desafios, o time como um todo deve explorar novos meios de gerenciar, colaborar e se conectar uns com os outros.

Por isso, aqui vão 6 orientações que você pode implementar na sua empresa enquanto eles estão trabalhando remotamente.

1. Equipe seu time com recursos e ferramentas de produtividade

Primeiramente, um das mais importantes maneiras de ajudar o sucesso da sua equipe durante o home office é muni-los com ferramentas que os ajudem a estar conectados e produtivos. Isso inclui sites e apps de gerenciamento de projetos como: Asana, Airtable, Clickup, Monday.com e Trello.

Além disso, também é necessário investir em outros dispositivos de troca de mensagens (esqueça os grupos de WhatsApp para esse fim). O Slack, Microsoft Team e videoconferências como Zoom e Google Hangouts são ótimas apostas também.

Equipar seu time com essas tecnologias permite gestores e colaboradores estarem na mesma página, não importa de onde estejam trabalhando – seja de casa ou na fila do supermercado.

2. Estabeleça check-ins diários

Sem o tête-à-tête diário, nem a possibilidade da conversa coletiva na copa, criar a rotina de um check-in diário é um importante meio de elencar as prioridades e promover a conectividade das relações. Fazer logo pela manhã uma listagem rápida via videoconferência, ligação ou troca de mensagens pode criar um senso de normalidade. Essa atividade pode ser 1:1 ou realizada com pequenos grupos.

As tecnologias e as ferramentas de produtividade que mencionamos no tópico anterior podem ser vitais para criar essa cultura de check-ins. Por exemplo, se você já tinha o costume de realizar uma reunião todas as segundas-feiras com a equipe de marketing, talvez seja interessante usar um app de videoconferência para manter esse mesmo encontro. Reconstruir essa mesma rotina ajudará especialmente aos colaboradores remotos a manterem a sua produtividade.

3. Encoraje um espaço de trabalho dedicado

Muitos colaboradores que trabalham alocados nunca tiveram a necessidade de ter um local de trabalho em suas casas, mas se eles agora precisam trabalhar regularmente em regime home office, líderes devem encorajar a criação de um lugar especialmente para esse fim, separado dos espaços comuns da casa (ou seja, ter o chamado de espaço de trabalho dedicado).

Em alguns casos, as empresas até ofereceram grandes benefícios para ajudar os trabalhadores a criarem espaços apropriados para o trabalho remoto. Espaços de home office dedicados libertam funcionários das distrações normais da vida doméstica.

Na atual conjuntura, por exemplo, muitos pais precisam ficar em casa com seus filhos em razão do fechamento de escolas, e um escritório mais estruturado pode permitir que se mantenha o foco nas atividades. Mesmo que esse escritório seja um espaço improvisado temporário – como um quarto de hóspedes ou o próprio closet – isso pode ajudá-lo a separar mentalmente o trabalho de casa.

4. Forneça suporte emocional e apoio constante

Como trabalhar de casa pode contribuir para a solidão e emoções negativas, empresas devem fazer o que podem para prover suporte emocional e apoio constante para sua equipe. Líderes devem definir o tom de seus escritórios virtuais através de uma presença calma e otimista, o que ajuda a criar um local de trabalho equilibrado, onde as pessoas podem se desenvolver constantemente e fazer suas tarefas com tranquilidade.

Em uma configuração de trabalho totalmente remota, gestores e equipes de recursos humanos também precisam estar mais disponíveis do que usualmente estariam – tanto para os check-ins diários que já falamos, quanto para outras questões que podem aparecer em outras circunstâncias não familiares. Uma dica: divulgue quando estará disponível e esteja presente nos apps de troca de mensagens instantâneas ao decorrer do dia para ajudar seus colaboradores.

Líderes podem adicionalmente encorajar o auto-cuidado entre sua equipe, que mentalmente ainda estão tentando se adaptar no trabalho remoto e que também estão em um novo ambiente estressante por tantas notícias que chegam ao mesmo tempo. Vale motivar que os trabalhadores remotos se exercitem, tenham uma boa qualidade de sono, tenham uma rotina de cuidado diário e continuem com suas vidas dentro da normalidade que consigam manter.

5. Vista-se para o sucesso

Embora possa não parecer importante estar vestido para o trabalho enquanto estiver de casa, não usar calças de moletom e pijama no home office ajuda psicologicamente a produtividade.

Ao voltar para o hábito de se vestir para o trabalho, isso pode mentalmente ajudá-lo(a) a se sentir melhor, logo essa atitude também faz com que seja mais fácil focar nas tarefas importantes do dia a dia. Vestir-se adequadamente também permite que todos se sintam mais confortáveis ​​ao participar de uma videochamada inesperada com clientes ou colegas de trabalho.

6. Não esqueça das interações não relacionadas ao trabalho e o time building

Por último, uma última coisa que pode não ser muito óbvia para líderes é a importância de facilitar e promover as interações não relacionadas ao trabalho entre os que estão remotos. Crie tempo e espaço para falar sobre novidades, hobbies e outros tópicos – assim como faríamos no ambiente pessoal – isso ajuda a aliviar o estresse e sentir mais conectados.

Uma maneira de fazer isso é deixar alguns minutos antes e depois da vídeoconferência aberta para as pessoas conversarem, por exemplo. Outra ideia é ser anfitrião de um happy hour virtual (bebidas não necessárias) ou um exercício de time building para ajudar a integrar melhor os funcionários.

[ Trechos traduzidos e adaptados de Uschamber.]