Um simples sistema de produtividade que usa papel e caneta

Sou daquelas pessoas que constantemente testam novos aplicativos de produtividade na esperança de que essa é a tecnologia que vai transformar minha vida para a melhor. Cada novo aplicativo promete me tornar mais eficiente que o anterior.

Mas nunca encontrei um método capaz de superar a flexibilidade e simplicidade do papel e caneta. A maioria dos métodos te forçam a trabalhar do modo deles, ao invés de se adaptarem às suas necessidades.

Papel e caneta, entretanto, podem ser usados do jeito que você quiser. Eu sempre quis encontrar um sistema que equilibre essa flexibilidade com uma estrutura suficiente para me manter organizado.

É onde entra o sistema de Bullet Journal. Criado pelo designer Ryder Carroll, o sistema visa adicionar estrutura ao humilde caderno de papel.

O Bullet Journal é composto por algumas seções específicas

– Um índice, onde você lista o número da página de qualquer tópico que queira encontrar depois (usar um caderno com número de página impresso acelera esse processo).
– Um registro futuro, onde você controla eventos ou prazos para os próximos seis meses.
– Um registro mensal, onde você anota eventos e prazos dentro de um mês específico e uma lista de tarefas mensais.
– Um registro diário, onde você escreve as tarefas, eventos e anotações por dia, ou seja, onde você vai planejar o que fazer em cada dia e trabalhar em suas tarefas.

Nesse vídeo (inglês), Carrol demonstra como o sistema funciona:

A principal característica do Bullet Journal é o registro rápido, que é usado para anotações diárias. A ideia do registro rápido é combinar anotações, tarefas e eventos no mesmo lugar e usar diferentes marcadores entre eles. A tarefa “pegar a roupa na lavanderia” é marcada com um ponto simples. A anotação “João está na cidade” é marcada com um risco e o evento “happy hour com os colegas” é marcado com um círculo.

Depois, você pode mudar as marcações das suas tarefas dependendo do status que elas estão. Se você terminou a tarefa, pode fazer um “X” por cima do ponto. Se você ainda não fez, pode movê-la para um dia ou mês futuro, reescrevendo em uma página futura. Para mostrar que a tarefa foi movida, você muda o ponto para uma seta.

Estas simples anotações fazem com que começar – e manter – um sistema de Bullet Journal seja fácil e rápido.

Pessoalmente, considero o índice uma das melhores partes do sistema. O índice ajuda a recordar o número da página de qualquer coisa que eu queira revisitar. E não importa se anotações relacionadas acabem espalhadas pelo caderno, em vez de agrupadas. O índice te permite preencher seu caderno do começo ao fim sem desperdiçar páginas nem estimar quanto espaço você vai precisar para alguma coisa.

Começando

Se você está interessado em testar o sistema, o Bullet Journal é fácil e não precisa de uma grande investimento. Você pode usar qualquer caderno e caneta que tiver, desde que adicione o número das páginas se não estiverem impressas no caderno.

Para começar, crie um índice (talvez seja melhor separar algumas páginas para isso – Carroll separa quatro páginas para o índice no caderno oficial do Bullet Journal).

Em seguida, crie um registro mensal do mês atual. Escreva o nome do mês do topo da página e os números de cada dia do mês de cima para baixo do lado esquerdo da página. Adicione a primeira letra do dia e, então, preencha com qualquer prazo ou evento que tiver nesse mês. Não se esqueça de incluir o registro mensal no índice.

Finalmente, abra a próxima página em branco e comece um registro diário de hoje. Escreva o dia de hoje no topo da página e anote qualquer evento do dia.

Mantenha seu caderno por perto e aberto na página de hoje enquanto trabalha. Desta maneira, você vai se manter focado no que precisa ser feito e pode adicionar novas tarefas sempre que vierem à mente.

No fim do dia, crie um novo registro diário para amanhã e transfira qualquer tarefa não completada e que precisa ser feita.

O método de Bullet Journal é flexível o bastante e você pode fazê-lo funcionar à sua maneira. Uma rápida olhada no blog oficial do Bullet Journal ou uma pesquisa sobre “bullet journal” vai revelar o quão variado o sistema pode ser.

Algumas pessoas usam como um caderno de arte, incluindo esboços do que comeram no almoço ou rascunhos de conversas memoráveis. Outros o tratam como um diário, colando ingressos de shows e rótulos de vinhos. E há outros que seguem o estilo explicado no vídeo. Como Carroll criou o Bullet Journal para ser um registro de eventos e anotações, faz sentido incluir memórias, fotos ou ilustrações.

Pessoalmente, uso o Bullet Journal puramente como ferramenta de produtividade: uma maneira de controlar minha carga de trabalho e planejar meus dias. Usar ferramentas analógicas teve o benefício extra de me encorajar a gastar um tempo em silêncio. Todas as noites, longe de telas, reflito sobre o meu dia e planejo o amanhã. Este processo, me ajudou a fazer as coisas sem ser sobrecarregado por aplicativos de produtividade.

Texto originalmente publicado por Belle Beth Cooper no site qz. Traduzido e adaptado pela equipe do Tutano.

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