Checklist: como escrever listas de afazeres ajuda seu cérebro

Por muito tempo, resisti às listas de afazeres. Eu queria flexibilidade. Sentia que se mantivesse uma lista, ficaria preso a um determinado conjunto de tarefas. Gradualmente, entretanto, eu cedi. Quanto mais ocupada se tornava minha vida profissional, mais importante era ter uma agenda geral em mãos. Pouco tempo depois, eu já estava adicionando alguns desses itens em minha agenda semanal. Em outras palavras, eu relutantemente me tornei um planejador.

Olhando para trás, não deveria ter sido tão difícil. De fato, há pelo menos três benefícios psicológicos no simples fato de elaborar uma lista de tarefas de alta prioridade – independentemente de você realizá-las ou não.

Escrever facilita o trabalho da sua memória

Manter uma lista de tarefas que você precisa fazer é a mesma coisa que fazer anotações quando você está lendo um livro ou assistindo uma palestra. Quando você anota, precisa filtrar as informações externas, resumir na sua cabeça e, então, escrever. Muitos estudos demonstraram que anotar nos ajuda a refinar a informação que ouvimos e a nos lembrarmos melhor do que quando somente ouvimos ou lemos.

Escrever uma lista de afazeres é uma experiência mental similar. Mesmo que, de início, você gaste tempo pensando sobre as tarefas que tem que fazer, o ato de elaborar uma lista e priorizar itens te força a realizar um pouco de trabalho.

Isso é importante. Seu cérebro decide quais partes da informação vai pendurar para mais tarde baseado na quantidade de trabalho que você teve. Então, quanto mais você mentalmente manipular um pedaço de informação, melhores as chances de lembrá-la. É por isso que, às vezes, é surpreendentemente fácil lembrar do que está em sua lista de afazeres, mesmo que não esteja olhando para ela.

Planejar transforma objetivos abstratos em trabalho concreto

Para a maioria das pessoas, o desafio do trabalho não é manter-se ocupado por horas ou dias, é garantir que os grandes projetos sejam feitos, o que torna o trabalho gratificante. Estes são, muitas vezes, objetivos abstratos amplos que você espera alcançar em um período de semanas ou meses. O problema, entretanto, é que eles são difíceis de se alcançar se não forem quebrados em pequenos conjuntos de ações coerentes e concretas que você pode se comprometer em uma base diária, semanal e mensal.

Suponha que você esteja tentando escrever um livro. Você não pode fazer isso sem tomar um tempo para pesquisar primeiro e, em seguida, investir horas escrevendo para, finalmente, gastar tempo editando o que escreveu. Tudo isso leva tempo e, manter uma agenda com todos os pequenos “sub-objetivos” que te levam na direção de outro maior e mais abstrato, pode te ajudar a finalizar o manuscrito que tanto se orgulha.

Enquanto pensa nas tarefas menores, outros passos virão à você – alguns que você não tinha originalmente previsto quando estabeleceu seu objetivo global. Eles não são óbvios até que você realmente pense em tudo que precisa para alcançá-lo. Então, mesmo que sua agenda mude na prática, conforme trabalha na direção do seu objetivo, o processo de antecipar os passos envolvidos podem te preparar para o trabalho adiante.

Isso te ajuda a eliminar os problemas que você não conseguia ver

Listas de afazeres ficam inacabadas por muitas razões. Os locais de trabalho tem distrações e são cheios de eventos não previstos. O fluxo diário dos e-mails e aplicativos de mensagens ameaçam afogar as outras atividades. Isso sem mencionar as reuniões onde você é constantemente puxado para dentro.

Após escrever as tarefas que precisa realizar, você tem que liberar espaços em seu dia para incluir essas tarefas em sua agenda. Essa manutenção da agenda é um útil exercício para lutar contra a onda de interrupções que você sempre enfrenta. Ela tira seu cérebro do modo reativo e te força a pensar no longo prazo. Planeje suas atividades algumas semanas antes enquanto sua agenda ainda tem alguns espaços em branco. Adicione as tarefas que são cruciais para se alcançar os objetivos de longo prazo.

Talvez você descubra que não tem espaço suficiente na agenda para fazer isso acontecer – e isso é bom, também. Quando isso acontece, é um sinal de que você está carregado de outras tarefas menos importantes que estão atrasando seu trabalho mais importante. E devia ser difícil enxergar isso antes de controlar sua agenda.

Se você tem controle sobre seu cronograma, significa que está na hora de priorizar novamente os elementos principais do seu expediente. Se seu cronograma é controlado por outra pessoa, use-o como prova em uma reunião com seu supervisor e tente pressionar algumas mudanças. Separe os principais objetivos que você quer atingir e destaque o pouco de tempo que tem na sua agenda para fazer isso. Talvez você possa delegar alguma coisas para ganhar tempo.

Enfim, faça listas!

De qualquer forma, a questão aqui é que você não pode fazer qualquer uma dessas coisas sem antes anotar uma lista de afazeres. Então, mesmo se não for tão bem organizada e alguns dos itens caírem, você ainda conseguiu sair do fluxo normal das coisas. Desse modo, você será capaz de antecipar e descobrir qualquer coisa que esteja no seu caminho e você não conseguia ver. E isso é mais importante, no longo prazo, do que finalizar e remover uma tarefa individual da sua lista no curto prazo.

Mais conteúdos sobre produtividade

Publicado em [ FastCompany ]. Traduzido e adaptado por tutano.