20 dicas de gerenciamento de tempo que eu queria ter conhecido antes dos 20

20 dicas de gerenciamento de tempo que eu queria ter conhecido antes dos 20

Para ser capaz de gerir seu tempo adequadamente, o melhor é começar o mais cedo possível. Quanto mais cedo na vida você começar, melhor vai desenvolver essas habilidades. Dominar essas dicas de gerenciamento de tempo nos seus 20 anos vai te preparar para o sucesso pelo resto da vida. Se você ainda não desenvolveu essas habilidades, não se preocupe.

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Você pode começar hoje! Escolha uma dica por dia e você vai completar a lista em menos de um mês.

 

1. Use um aplicativo de calendário ou uma agenda todos os dias

Manter todos os seus compromissos em sua mente é ineficaz. É por isso que pessoas bem-sucedidas usam calendários.

Por exemplo, eu sugiro usar o Google Calendar. É gratuito e você pode configurá-lo para enviar e-mails de lembrete da atividades importantes. Receber um e-mail de lembrete sobre uma viagem com alguns dias de antecedência é útil.

 

2. Use uma ferramenta de gerenciamento de tarefas

Sim, manter uma lista de afazeres é vital para gerenciar seu tempo com sucesso. No começo, talvez use pedaços de papel (Eu fiz isso também).

Mas é muito mais eficaz utilizar uma ferramenta dedicada de gerenciamento de tarefas. Você pode usar um bloco de notas como o Moleskine ou, até, uma ferramenta digital (Ex: Microsoft Outlook, Nozbe ou o aplicativo Remember The Milk).

 

3. Respeite sua necessidade de descanso ao dormir de 7 a 9 horas por dia

Diminuir o descanso para ter mais diversão ou produzir mais é uma estratégia de visão curta. Apesar de você conseguir realizar essa estratégia aos seus 20 anos, isso se torna um hábito destrutivo.

Estar cansado o dia todo significa que você será capaz de fazer um uso eficaz do seu tempo, não importa o quão organizado você é. Portanto, crie o hábito de descansar de 7 a 8 horas por noite.

 

4. Faça uma revisão semanal dos últimos 7 dias

Aprender a como fazer uma revisão semanal é um dos melhores hábitos de gerenciamento de tempo que você pode desenvolver. A Revisão Semanal é um conceito criado por David Allen, autor do clássico livro de produtividade A Arte de Fazer Acontecer.

Para fazer uma revisão semanal, siga os próximos passos:

  • Primeiro, revise sua agenda da semana passada até a semana atual – procure por pontas soltas, reuniões e outros assuntos que precisem de mais atenção.
  • Segundo, revise sua caixa de e-mails (pessoal e profissional) e zere sua caixa de entrada.
  • Terceiro, revise seus objetivos anuais e faça planos para trabalhar neles na próxima semana.

Esta prática vai te ajudar a melhor planejar sua agenda e evitar surpresas desagradáveis.

 

5. Planeje alcançar 4 horas de trabalho real por dia

Você sabia que gerentes de projetos normalmente assumem que as pessoas serão menos do que 100% produtivas diariamente? É verdade! Você pode ter 8 horas de trabalho por dia mas a realidade é que apenas metade do dia será altamente produtivo.

O resto do dia será tomado por reuniões, e-mails, navegação na internet e atividades relacionadas.

Dica: Agende suas tarefas mais importantes, de maior valor, pela manhã, antes que você se canse.

 

6. Concentre-se em uma única tarefa por vez (ou melhor, não seja multitarefas!).

Multitarefa é uma forma inútil de trabalho. Ao invés disso, você realizará mais se escolher uma atividade por vez. Por exemplo, separe uma hora pela manhã para trabalhar na proposta de um cliente e, então, faça uma pausa.

 

7. Separe as tarefas estratégicas das “automáticas”

Tarefas estratégicas de alto valor são aquelas que as empresas e os clientes te pagam para fazer – criar novas ideias de produtos, meios de se reduzir custo e outras melhorias. Entretanto, é difícil entregar ideias criativas o dia inteiro.

Quando a última hora do dia chegar e você estiver cansado, faça as tarefas “automáticas” como instalar atualizações de segurança ou jogar fora papéis antigos.

 

8. Realize grandes projetos dividindo-os em tarefas menores

A habilidade de realizar grandes projetos é uma das dicas mais importantes do gerenciamento de tempo. Por exemplo, se você for designado para organizar uma conferência corporativa em seis meses, o esforço pode parecer impossível.

Comece escrevendo um plano e pedindo conselhos de pessoas que realizaram projetos similares.

 

9. Estabeleça um máximo de três prioridades por dia

No começo do dia, é fácil criar uma lista de afazeres com dúzias de itens. Infelizmente, telefones não planejados, pedidos do chefe e dos outros rapidamente derrubam os melhores planos.

Ao invés disso, simplesmente escolha três tarefas importantes por dia.

 

10. Aprenda a delegar tarefas de forma eficaz no trabalho

Gestores eficazes (e profissionais de sucesso) rotineiramente delegam tarefas para que possam se concentrar melhor em seus trabalhos. Os passos básicos da delegação eficaz: descreva a tarefa e o prazo, explique para a pessoa que irá realizar a tarefa e peça para que te mantenha informado sobre o progresso dela.

 

11. Delegue tarefas domésticas assim que você puder pagar por elas

Nos seus 20 anos, você terá anos difíceis no início da carreira. Depois que tiver recursos adicionais, procure por atividades domésticas que possam ser delegadas.

Por exemplo, você pode usar um serviço de lavagem a seco para manter suas roupas profissionais em boas condições.

 

12. Revise o passado para se tornar melhor, não para atribuir culpa

Repetir os mesmos erros é uma das piores maneiras de usar o seu tempo, que já é limitado. Por isso, é importante que você revise seus projetos, suas entregas e seus hábitos regularmente.

Por exemplo, se seu smartphone sempre fica sem bateria durante o expediente, compre um cabo para carregar no trabalho. Colocar essa melhoria em ação vai te poupar tempo e frustração no futuro.

 

13. Estabeleça prazos para todas as tarefas

Atribuir prazos para si mesmo é uma das melhores maneiras de se manter organizado. Uma tarefa sem um prazo provavelmente vai te frustrar no fim das contas.

Se seu chefe te der um prazo até sexta, você vai querer terminar o trabalho na quinta, para que tenha tempo de revisá-lo.

 

14. Programe o tempo de viagem em sua agenda

Tempo de viagem é uma realidade que precisamos aprender a gerenciar. Por exemplo, você pode perceber que leva 10 minutos para ir do seu escritório até um cliente.

Isso significa que você não pode marcar reuniões em sequência e ainda chegar à tempo.

Dica: Planeje o tempo de viagem utilizando o pior cenário (ex: congestionamento) – desse modo, você tem mais chances de chegar na hora.

 

15. Coloque em prática um sistema de produtividade comprovado como o do “A Arte de Fazer Acontecer”

Você não precisa cuidar de cada aspecto do gerenciamento de tempo por conta própria. Ao invés disso, invista seu tempo lendo grandes livros de gerenciamento e coloque as ideias em ação.

 

16. Coloque o descanso pessoal na sua agenda

Se você está obcecado em alcançar resultados, é fácil se negligenciar e trabalhar sem parar. É por isso que você deveria sempre ter um tempo, em sua agenda, para atividades agradáveis.

Por exemplo, você pode separar os sábados à tarde para ler um bom livro em casa ou praticar esportes com os amigos.

 

17. Faça pausas durante o expediente

Ficar sentado o dia todo é ruim para sua saúde, de acordo com o Popular Science. Para manter sua saúde e concentração – principais pontos para um bom gerenciamento de tempo – faça pausas de 5-10 minutos a cada hora para dar uma volta.

Pegar um copo de água e se espreguiçar por alguns minutos fará maravilhas para o seu corpo.

 

18. Aprenda a dizer “não” efetivamente

Dizer “sim” para novas responsabilidades é uma ótima maneira para crescer na carreira quando estiver começando. Porém, isto é um hábito que você não pode levar muito longe. Se você é alguém que gosta de agradar os outros e tem dificuldades em dizer não, leia The Power of No: Because One Little Word Can Bring Health, Abundance, and Happiness (O Poder do Não: Porque Uma Pequena Palavra Pode Trazer Saúde, Abundância e Felicidade – em tradução livre) por James Altucher e Claudia Azula Altucher.

 

19. Use seus valores para tomar decisões sobre seu tempo

Entender a si mesmo é essencial para gerenciar seu tempo. Por exemplo, se o que você mais valoriza é a família, então, você terá que gerenciar seus os requerimentos do seu trabalho de acordo com esse valor.

Descobrir seus valores é desafiador se você nunca pensou sobre isso antes.

 

20. Admita seus erros rapidamente e siga em frente

Cobrir erros desperdiça o tempo de todos, inclusive o seu próprio. Você pode alcançar muito mais na vida se admitir seus erros, resolver o problema e seguir em frente.

A maioria dos gestores está disposto a perdoar os erros, especialmente se você é honesto e trabalha duro para prevenir o erro de acontecer novamente.

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Texto publicado originalmente em [LifeHack]. Adaptação por Tutano.

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