10 maiores erros que você provavelmente comete ao usar e-mail

O e-mail é a ferramenta tecnológica que todo mundo utiliza, mas que muitas vezes também amamos odiar, não é verdade?

Mas seja o caso de amar ou odiá-lo, todos nós poderíamos melhorar nossas habilidades desse mensageiro, seja gerenciar nossa caixa de entrada a enviar mensagens mais elegantes. Aqui seguem os 10 maiores erros que cometemos em nosso e-mails para você não escorregar mais.

10. Enviar e-mail para a pessoa errada ou para muitas pessoas

É terrivelmente fácil enviar um e-mail para a pessoa errada, como as que receberam um e-mail direcionado a outra pessoa e, ao invés disso, foram direcionados a elas sem querer. Sempre verifique a função autocompletar do seu e-mail e, talvez o mais importante, tente não enviar e-mails que possam te envergonhar se ele cair em mãos erradas.

Do mesmo modo, garanta que cada pessoa nos campos “Para” ou “Cópia” realmente precisa dessa mensagem. Enviar e-mails para pessoas que não precisam ver a mensagem é a mesma coisa que forçar alguém a participar de uma reunião onde não foi convidado. Também seja cuidadoso quando responder para não clicar em “Responder a todos” – uma das maiores causas de falhas.

9. Verificar a caixa de entrada muitas vezes

Nós verificamos e-mails muitas vezes – à noite, nos fins de semana, feriados e durante o dia inteiro. O segredo para um trabalho melhor é verificar menos ou quando for necessário. Então, vale lembrar que você deve parar de olhar e-mails em seu tempo livre (e você também não deveria ver seus e-mails como a primeira tarefa do dia). Uma boa dica é ajustar seu servidor de e-mail para atualizar em um determinado período de horas, mas não a cada 5 minutos.

8. Não limpar suficientemente sua caixa de entrada

Uma grande ironia é que checamos nossos e-mails constantemente, mas nossas caixas de entrada continuam enchendo porque não tomamos ações quando olhamos as mensagens. É como receber correspondências físicas, abrir todas e, então, jogá-las em uma pilha ao lado da porta. Em algum lugar entre o estresse de limpar sua caixa de entrada e o estresse de deixá-la ir para o inferno, há uma solução: verifique sua caixa de entrada regularmente (mas não o tempo todo) e, quando o fizer, processe as mensagens de fato e tome uma atitude em relação à elas.

7. Usar a caixa de entrada como gerenciador de tarefas e bloco de anotações

Os e-mails que permanecem em sua caixa de entrada ou são itens de referência (ex: uma newsletter com informações que você quer ler) ou são itens de ação (ex: perguntas do seu chefe sobre um projeto que você precisa responder). Isso faz o Gmail parecer uma lista de afazeres ou um lugar para guardar suas anotações e lembretes, mas o e-mail não é um gerenciador de tarefas. Novos e-mails entram constantemente, enterrando os mais importantes.

Gerenciadores de tarefas têm funções muito melhores para esses propósitos, como drag-and-drop, notas manuais e agrupamento de múltiplas anotações para priorizar a lista de afazeres. Há exceções à regra, claro. Por exemplo, um bom sistema de trabalho pode aplicar os princípios do GTD ao Gmail e o Inbox do Google faz um bom trabalho ao incluir características relacionadas à tarefa. Porém, é melhor você usar apenas uma lista de afazeres – que será melhor não ser o seu e-mail.

6. Enterrar novos e-mails nos tópicos de e-mails antigos

Não reutilize tópicos fechados para começar uma nova conversa só porque você é preguiçoso demais para criar uma nova mensagem e adicionar os contatos. Tópicos de e-mail saem do controle por conta própria – mesmo quando todos se mantêm ao assunto do e-mail.

Você conhece aqueles assuntos que começam com “Re: Re: Re: Re:”, certo? E é ainda pior quando um tópico não morre porque nós o mantemos vivo, usando conteúdos antigos para mandar uma mensagem sobre um assunto completamente diferente. Esse é um vício tentador – e já vimos até os mais antenados em tecnologia fazerem isso, mas usar e-mails antigos para enviar novos assuntos faz com que os destinatários tenham muito mais dificuldades em organizar e entender seus e-mails (ex: o assunto é sobre o jantar de quatro meses atrás, mas agora todo mundo está sendo copiado ao mesmo e-mail para falar sobre a festa surpresa do mês que vem). Por favor, não faça isso. Crie um novo e-mail para cada assunto distinto.

5. Escrever assuntos terríveis

A razão de reutilizar e-mails antigos ser algo tão ruim é porque o assunto do e-mail é uma parte crítica da informação. Ele nos ajuda a saber se devemos ler o e-mail na hora ou se podemos esperar. Você já deve ter recebido muitos e-mails com assuntos em branco ou com o mesmo assunto em todos os e-mails da mesma pessoa (ex: “Oi”) e com assuntos que são rudes e que a tendência é nunca abri-los, como: “TERCEIRA TENTATIVA: Novidades Que Eu Tenho Para Te Contar Sobre O Que Seus Leitores Querem Ler”. Esqueça tudo isso, afinal podemos escrever assuntos mais interessantes e informativos.

4. Não guardar ou copiar e-mails importantes

Pensamos que nossos e-mails são armazenamentos ilimitados mas, assim como você não deveria confiar somente no armazenamento da nuvem para copiar arquivos importantes, seus e-mails importantes não deveriam habitar um único lugar. E se o servidor misteriosamente apagar seus e-mails? Ou o Gmail ficar inoperante quando você quiser acessar uma mensagem específica?

Backups são seus amigos. Você pode salvar um backup dos seus e-mails no HD ou em um serviço de terceiros (ex: Hotmail) e, automaticamente, atualizar o backup mensalmente. Outlook e outros programas de desktop facilitam a cópia de mensagens em seu HD. Você também pode usar o IFTTT para enviar mensagens e anexos a serviços de armazenamento na nuvem para que as mensagens importantes não fiquem salvas em mais de um lugar.

3. Ignorar a etiqueta básica

Assim como outros meios de comunicação, há meios atenciosos e discretos para se escrever e-mails. Limite suas mensagens a poucas linhas (seja conciso, organizado e relevante). Releia suas e-mails antes de enviá-los, limite-se a 300 palavras e tente não irritar o mundo com sua assinatura. E, finalmente, se beber, deixe para mandar o sua mensagem outra hora.

2. Enviar informações sensíveis por e-mail

O e-mail pode parecer privado, mas não é. Criptografe seus documentos mais preciosos (ex: arquivos relacionados a impostos e projeções). Uma vez que tiver que enviá-los digitalmente, procure outros modos de se compartilhar informações sensíveis, como proteção através de senhas. Lembre-se: qualquer coisa que pode ser vista, pode ser copiada ou reproduzida. Então, quando em dúvida, mantenha suas coisas no mundo real e não no digital.

1. Não responder rapidamente ao e-mail

Você já leu um e-mail, marcou com uma estrela para responder em outra hora e nunca o respondeu? É, atire a primeira pedra quem nunca fez isso. Mas responder prontamente ao e-mail talvez seja o hábito mais importante que você pode desenvolver, de acordo com Eric Schmidt, executivo do Google. Use a regra 2-2-2 para se forçar a responder todo tipo de mensagem em tempo hábil (responda e-mails em até 2 horas). Bem, para muitos de nós, responder dentro do mesmo dia já seria bom!

Se você esqueceu de responder algum e-mail, não se preocupe, você pode correr atrás do prejuízo. Mas para evitar esse problema, considere criar filtros melhores para que somente os e-mails importantes tenham a sua atenção – e controle seu e-mail, ao invés dele controlar você.

Texto publicado originalmente por Melanie Pinola no site Life Hacker. Traduzido e adaptado pela equipe do Tutano.

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