Freelancer: como ter sucesso sendo uma empresa inteira sozinho?

Então você pensou que ia virar freelancer full-time e só precisaria fazer o que gosta? Pois bem…se está nesta vida há pelo menos alguns meses, com certeza já descobriu que a realidade é bastante diferente.

A gente pode, sim, fazer bastante do que gosta. Mas ainda precisa cuidar de uma série de responsabilidades novas, desafiadoras e até bastante burocráticas. Vender o próprio serviço, fazer controle de fluxo de caixa, emitir NFs, cobrar clientes e cuidar da contabilidade são alguns exemplos.

Para ajudar você a não se desesperar com essas atividades complementares e conseguir ter sucesso sendo uma empresa inteira em uma só pessoa, este artigo pode ser um bom pontapé inicial!

Dicas para colocar ordem na sua empresa de uma só pessoa!

No início da minha experiência como freelancer, quebrei muito a cabeça tentando fazer tudo da forma mais eficiente, mesmo para demandas totalmente novas na minha carreira. É claro que dei alguns tropeços, por isso compartilho abaixo aprendizados que podem auxiliar você a se organizar e a conseguir fazer a gestão do seu negócio sem drama!

1. Não queira ser especialista em tudo

Acha que tem capacidade de aprender sobre tudo que é necessário para tocar a sua empresa? Então é hora de pensar diferente… Basta fazer um raciocínio muito simples: quando seu cliente o contrata para uma demanda específica, o faz porque você é especialista naquela área. Certo? E o que você pensaria se este mesmo cliente, depois de um tempo, dispensasse seu serviço porque está aprendendo a fazer tudo sozinho pela internet? Pois é.

É por isso que uma fada da Contabilidade morre a cada vez que alguém recomenda que um freela abra uma MEI sozinho, dizendo que o processo é muito simples e que pode ser todo feito pela internet. Realmente pode. Mas por que correr o risco se você pode contar com um especialista na área? E ainda de graça por meio de facilidades como a Rede Contadores do Bem?

Eu me permito ser bastante crítica neste sentido pois cometi esse erro lá na abertura da empresa, quis confiar na minha capacidade de aprender sozinha e acabei sem poder emitir NF por três meses por ter cometido um simples errinho lá no início!

E cabe lembrar que a necessidade de especialista não precisa ser necessariamente para Contabilidade. Você pode precisar de um advogado para ajudar a ser pago por um serviço, de um designer para criar um portfólio diferenciado, de um desenvolvedor para colocar no ar seu site, de um redator para planejar com você um blog pessoal…

2. Conte com ferramentas

Você pode fazer bom uso de diferentes ferramentas para organizar sua empresa como freela. As principais que utilizo são as de gestão financeira, que ajudam a ter um controle do fluxo de caixa e ver a longo prazo quando é momento de investir e quando é momento de economizar. Recomendo Qipu e Controlle, que são voltadas para empresas de pequeno porte.

É possível se beneficiar bastante também de ferramentas de gestão de projetos – inclusive compartilhando a visibilidade com os clientes. Bons exemplos são Trello e Harvest!

Por fim, uma ferramenta que vem junto com uma recomendação: trocar as reuniões presenciais pelas virtuais, para poder maximizar seu tempo de trabalho, sem a necessidade de deslocamento. Recomendo usar o Appear.in, que tem boa qualidade de áudio e vídeo, mesmo quando a qualidade da internet não é tão boa assim.

3. Entenda quanto vale sua hora – e o que pode terceirizar

Este ponto tem a ver com o primeiro, sobre contar com um especialista, mas vai um pouco além. Depois que você conhece o valor da sua hora, precisa ter ele na sua mente para toda atividade que for desempenhar. Por exemplo, pegou um projeto de grande porte, mas que não paga tão bem pela sua hora se fizer tudo sozinho? Será que não vale a pena terceirizar parte dele para um profissional menos experiente e atuar como gestor deste projeto? Além de você multiplicar seu tempo, ainda ajuda outro freela a se desenvolver, compartilhando sua experiência com ele.

O mesmo serve para avaliar se vale a pena gastar sua hora em reuniões, deslocamentos, atividades do dia a dia, etc. Eu, por exemplo, decido se vou de ônibus ou de táxi para uma reunião pensando quanto tempo levarei para chegar em relação ao investimento total. O mesmo raciocínio de valor da hora me convenceu que valia mais a pena pagar alguém para limpar a minha casa do que economizar este dinheiro, uma vez que precisaria fazer a faxina em um horário que poderia estar trabalhando.

Ou seja, sua cabeça deve ficar com uma calculadora rodando o tempo inteiro para ir um pouco além do custo de cada coisa do seu dia a dia!

4. Aprenda sobre gestão

Sim, por mais que você encontre especialistas e ferramentas para ajudá-lo, você vai precisar aprender sobre gestão. Afinal, você é de fato um empresário. Os principais temas que valem o investimento do seu tempo (e quem sabe dinheiro) são gestão de projetos, gestão de fluxo de caixa, vendas, marketing pessoal e contabilidade.

Assim, por mais que não seja você a desempenhar a função específica, pelo menos você vai saber sobre o que se está falando.

E lembre-se: a maior parte você vai aprender na prática, sem livros, artigos de blog ou cursos. Por este motivo, tente sempre conhecer e entender suas principais dificuldades e aprendizados na construção de sua empresa.

5. Equilibre produção x administração de sua empresa

Já falamos em tempo, já falamos em valor da hora… Agora é importante falar sobre o equilíbrio que você dá entre o que é sua atividade principal e o que são atividades administrativas. Ao mesmo tempo em que você não pode ficar só fazendo o que gosta e é especialista, não pode acabar se tornando um burocrata de processos, sem tempo de produzir.

O que recomendo é ter dias fixos e marcados na agenda para essas demandas. Por exemplo, eu reservo todo o primeiro dia útil de cada mês para emissão de NFs e avaliação do meu fluxo de caixa. Também tenho 2 turnos por mês para prospecção de clientes e mais 1 turno para programação de pagamentos de impostos e outras despesas.

Qualquer coisa que surja fora desses horários agendados, tento jogar para as segundas ou sextas-feiras, dias em que sei que produzo com menos eficiência, seja pelo ritmo do final de semana, seja pelo cansaço dos dias anteriores.

6. Tenha – de fato – uma empresa

Para acabar, nenhuma dessas dicas é realmente válida se você não for de fato um empresário. Ou seja, se não tiver uma empresa aberta no seu nome que permita emissão de NFs e cumprimento de todas as normas para prestação de serviços.

E nem vale a pena se prolongar neste sentido: todo mundo sabe que é possível conseguir melhores clientes e melhores projetos quando você está regularizado!

Vai custar dinheiro?

Com certeza! Se você quiser se organizar como uma empresa, vai precisar investir como qualquer outro empreendedor. Seja em ferramentas, em contratação de serviços ou mesmo no tempo que dedicou para isso. Mas o segredo é encarar como investimento, não pura e simplesmente como dinheiro perdido.

A gente deixa de evoluir muito como freelancer e como profissional por achar que pode fazer tudo sozinho ou que aquele investimento (muitas vezes de baixo valor) vai fazer faltar dinheiro na conta no final do mês. Aí, vale fazer o raciocínio, se for algo que ajude você a otimizar o seu tempo para produzir mais ou a evitar riscos como multas, tá tudo bem!

Como você se organiza como freelancer para dar conta de uma empresa inteiro sozinho? Conta com algum recurso ou ferramenta? Compartilha aqui nos comentários, vou gostar muito de saber!

Esse texto é uma colaboração de Luciane Costa, jornalista e autora do site Vivendo de Freela. Caso você também queira colaborar com conteúdos, entre em contato pelo e-mail tutano@trampos.co.