Afinal, o que é a área de Operações em agências?

Uma pergunta que escuto com frequência é “afinal, o que é a área de operações, e o que você faz?”. Há muitas definições de Operações, mas na minha visão, a equipe de operações em uma agência de comunicação é responsável por gerenciar as atividades rotineiras da empresa, realizando a manutenção de targets rentáveis, garantindo consistência e sendo um elemento-chave da equipe sênior de gerência.

Em resumo, operações é responsável pela “arte do fazer”. Pela execução de todas as coisas.

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A equipe de operações geralmente é liderada por um(a) COO (Diretor(a) de Operações), que trabalha extensivamente com o CEO, fornecendo visões de liderança e direcionamento para todas as atividades do negócio. Ele(a) também trabalha com outros líderes de departamento, incluindo Customer Success, Planejamento, Criação, Tecnologia, Mídia, Produção, RH, Financeiro / Administrativo e TI.

Uma pergunta frequente é como Operações se difere de Projetos. A principal diferença é que Gerentes de Projetos estão focados no sucesso de seus projetos, enquanto Operações foca no sucesso de todo o escritório. É claro que muito dessas equipes coincide e, em agências, a equipe de gestão de projetos assiste ao COO.

É importante ressaltar que o nome do cargo pode variar de acordo com a empresa e área de atuação. Por exemplo, em vez de COO, pode existir um Vice-Presidente Sênior, Vice-Presidente ou Diretor de Operações, Gerente de Entregas e Gerente Geral.

As principais responsabilidades da equipe de Operações em agências são:

Operacionais

O grupo de operações gerencia uma execução impecável de todas as atividades da empresa. Eles são responsáveis por alocar recursos, gerenciar freelancers, trabalhar com o RH e recrutadores para trazer novos colaboradores quando necessário,

engajar fornecedores e parceiros, analisar e recomendar aquisições, desenvolver políticas e processos de operações, promover trabalho em equipe, supervisionar a gestão do escritório, estabelecendo e medindo KPIs operacionais, resolvendo problemas entre departamentos e assumir o controle em situações de crise. Basicamente, eles são responsáveis por dirigir a excelência em operações em toda a empresa.

Agente de mudanças

A área é responsável por desenvolver um quadro para mudança cultural, permitindo que todos façam o seu melhor. Eles trabalham sob a premissa de contestar tudo, enquanto tentam mudar o status quo. Como reis da eficiência, eles estão sempre procurando formas melhores de produzir resultados. Esse é um dos mais importantes aspectos de um COO em uma equipe de Operações em agências.

Orçamentárias

O departamento de Operações em agências também é responsável por planejar, orientar, dirigir e avaliar as funções fiscais e performance da empresa. Trabalhando com Finanças, eles desenvolvem os orçamentos para apoiar metas estratégicas de negócios, gerenciam operações para alcançar as metas financeiras, revêem previsões de receita e fluxos de caixas mensais, agindo conforme necessário. Além disso, analisam a rentabilidade entre clientes e internamente, e estudam as possibilidades de contratação e ajustes salariais.

Gestão de pessoas

O Diretor de Operações e sua equipe garantem que os funcionários estejam adequadamente alinhados. Eles resolvem questionamentos como: Temos as pessoas certas nos lugares certos? Nós temos freelancers ou recrutadores na reserva, caso seja necessário? Como está a atribuição de tarefas entre os colaboradores?

Ele trabalha com os líderes de departamentos para garantir que todas as funções de colaboradores e responsabilidades estejam claras, para que todos saibam o que é esperado deles. Eles identificam e acompanham talentos em ascensão e afastam os “aproveitadores”. Juntamente com o RH, eles criam programas para desenvolver capacidades organizacionais, garantindo que competências essenciais e valores empresariais estejam implantados.

Liderança

O COO é um componente chave da equipe de gerenciamento sênior. Eles aconselham os colaboradores em estratégias de desenvolvimento, sobre os principais assuntos de planejamento corporativo e fazem recomendações em grandes decisões. on major business decisions. Eles modelam e desenvolvem estratégias de departamento e de negócios, ajudando a identificar oportunidades e possíveis ameaças.

Ele encoraja líderes de departamentos a avaliar e tomar decisões que são consistentes com a estratégia geral da empresa, o que leva a um desempenho aprimorado. Eles desafiam os achismos por trás das operações de todos os departamentos.

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