Como usar o Google Agenda como ferramenta de gerenciamento de projetos

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O Google Agenda é ótimo para controlar compromissos, mas isso não é tudo que ele pode fazer. Compartilhamento, pesquisa, cronograma e outras funcionalidades fazem do Calendar uma ferramenta simples e poderosa para o gerenciamento de projetos.

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Andrea Vascellari, consultora de marketing digital e CEO da itive.net, mostra como você pode usar o Google Agenda com sua equipe e com seus clientes.

Crie um calendário o para cada projeto

As agendas na imagem exemplificam a organização entre vários projetos ou clientes. A sintaxe permanece a mesma. Você pode indicar o ano (16=2016, 17=2017, etc.) e o nome do projeto, por exemplo. Usar uma sintaxe adequada te ajuda a manter o calendário em ordem e o torna mais fácil de navegar/pesquisar.

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Compartilhamento

Compartilhe o calendário com os membros da sua equipe envolvidos no projeto. Você pode até compartilhar com seus clientes, caso eles manifestem a necessidade de monitorar o fluxo de atividades e os prazos do projeto. Passei por essa situação algumas vezes.

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Cronograma

Ao colocar as tarefas no calendário, automaticamente, você irá transformar cada calendário em um cronograma detalhado do projeto. Eu acho a visibilidade “compromissos” particularmente valiosa porque mostra uma visão geral dos prazos próximos que você estabeleceu.

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Gerenciamento de acesso do cliente

Como disse anteriormente, você pode liberar o acesso dos clientes ao calendário/cronograma. Um problema que enfrentei é que em projetos complexos talvez seja melhor criar duas versões do calendário. Uma para a equipe, com os detalhes técnicos que eles precisam/querem editar durante o desenvolvimento, e uma segunda para o cliente com todas as informações relevantes (resultados periódicos, prazos, dados importantes, reuniões, etc.). Em projetos grandes, você pode criar calendários dedicados para múltiplas equipes também.

Resolução de problemas

Cada projeto traz um bom número de problemas, bloqueios ou complicações. Frequentemente esses problemas são vistos por membros da equipe enquanto lidam com suas tarefas. O que pode ser feito? O membro da equipe que está enfrentando o problema escreve no calendário como um registro ‘o dia todo’, adicionando seu nome. Outros membros da equipe, que saibam como resolver a questão, tomam conta disso ou escrevem, no registro, dicas de como resolver. Uma vez que o problema é resolvido, o registro é marcado como RESOLVIDO.

Se, no fim do dia, o problema ainda não for resolvido, pode ser movido (clique e arraste) para o próximo dia ou para uma data diferente. Sei que, de início, isso pode não parecer fácil ou natural, mas eu garanto que quando se acostumar irá te ajudar a trabalhar mais rápido e melhor com sua equipe. É como um canal aberto e contínuo de resolução de problemas. Claro, a organização interna de como e quem será responsável pela resolução dos problemas pode mudar de empresa para empresa e equipe para equipe. Você pode realmente subir o nível ao permitir que sua equipe sincronize com o celular.

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Hashtags

O Google Agenda possui um recurso de pesquisa. Isso é muito importante porque transforma nosso calendário em um banco de dados. Usar hashtags nos registros do calendário nos ajuda a pesquisar e monitorar itens específicos ao longo do tempo.

Use uma hashtag única para cada projeto que estiver trabalhando. Resultado? Sempre que pesquiso por uma hashtag, encontro uma lista completa das tarefas realizadas com suas datas e horas. Aqui é onde as coisas ficam interessantes, siga lendo o próximo tópico.

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Exportar dados (PDF)

Cada calendário, resultado de pesquisa ou layout específico (dia, semana, mês, 4 dias, agenda) são imprimíveis e, portanto, exportáveis em PDF. Isso é realmente útil quando você precisa de um resumo do trabalho que foi feito (você pode filtrar pesquisando por uma hashtag específica relacionada a um projeto) ou uma lista de tarefas futuras do seu projeto (imprimir/PDF o layout ‘agenda’ é a melhor opção para mim).

Acredite ou não, ainda há ocasiões onde as pessoas pedem por uma versão em PDF dos dados. Isso aconteceu comigo com equipes externas e clientes (especialmente organizações públicas, sempre pedem algo para imprimirem. Eles até podem acessar online, mas…)

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O que faz do Google Agenda uma ótima ferramenta é a sua simplicidade. Tenho certeza que há diversas outras maneiras de usar o Calendar para te ajudar com o gerenciamento de projetos. Você tem alguma dica para acrescentar?

Publicado em Life Hacker. Traduzido e adaptado por Tutano.

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Ministrante
DOUGLAS BOCALÃO
SÓCIO E DIRETOR DE OPERAÇÕES

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