Produtividade e ergonomia: a melhor maneira de organizar sua mesa

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Quando você gasta horas à sua mesa todos os dias, até a menor característica do seu espaço de trabalho – como a posição do monitor ou a altura da cadeira – pode muito afetar sua produtividade. Aqui está o que a ciência diz sobre a melhor maneira de configurar seu escritório para a ergonomia e a produtividade.

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Seu espaço de trabalho não deveria desgastá-lo diariamente, mas é isso que as cadeiras desconfortáveis, mesas bagunçadas e má iluminação causam – apesar de que você talvez não perceba essas coisas dia após dia. Com alguns ajustes, entretanto, você pode melhorar seu ambiente de trabalho e impedir que sua mesa o mate.

Infográfico: Como organizar sua mesa para a produtividade e a ergonomia

A ilustração abaixo monstra uma visão aérea de alguns dos elementos mais importantes em um escritório saudável e produtivo. Continue lendo após a imagem para mais detalhes, pesquisas e sugestões. E sinta-se livre para compartilhar esse gráfico com os outros, seja em seu local de trabalho ou nas redes sociais.

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Os elementos essenciais de um espaço de trabalho ideal

Não subestime o quanto o entorno pode influenciar na sua produtividade. Um estudo, feito pela Herman Miller, descobriu que o design do local de trabalho tem “uma pequena porém consistente e real influência” sobre a performance dos trabalhadores – aumentando a produtividade em até 16% e a satisfação no trabalho em 9%. Considere configurar sua mesa com as 5 aspectos abaixo para obter mais resultado durante o dia com menos esforço.

Iluminação

A qualidade da iluminação do seu escritório pode afetar seu humor e seu bem-estar. Má iluminação – seja pouca luz ou a luz fria das lâmpadas fluorescentes – pode causar tensão nos olhos, estresse e fadiga. Do mesmo modo, o melhor tipo de luz que você pode ter no escritório é a luz natural.

Já em 1979, pesquisadores indicaram que a luz natural pode reduzir o estresse, aumentar a disposição e moral, reduzir a ansiedade e ajudar na concentração. Em um estudo de 2014, pesquisadores da Northwestern Medicine juntos com a University of Illinois descobriram que trabalhadores que tiveram mais exposição à luz através de janelas do escritório, dormiram mais e melhor à noite. Eles também obtiveram mais atividades físicas quando comparados com os trabalhadores cujos escritórios não tinham janelas.

O motivo pelo qual é tão importante obter regularmente uma exposição à luz do dia? A luz solar ajuda nossos corpos a regularem nossos “relógios internos” ou ciclos circadianos – o que afeta nosso sono e energia – assim como a liberação de serotonina pelo cérebro, um hormônio que ajuda a nos sentirmos concentrados e calmos.

Se você pode escolher o lugar do seu escritório, escolha uma sala com janela para receber esse impulso do sol. Se você não tem controle sobre a iluminação em seu local de trabalho e não teve sorte de conseguir uma mesa perto da janela (muito menos uma sala de canto rodeada por janelas), tente sair mais durante suas pausas e veja se consegue uma luminária de mesa que simule a luz do dia.

Outra coisa a ser considerada quando se trata de iluminação: A posição da fonte de luz. A luz precisa ser uniforme o suficiente para que você possa trabalhar sem apertar os olhos, sem causar reflexos em seu monitor. Por essa razão, não sente de costas para a janela, a não ser que possa cobri-la e, também, não sente de frente para a janela porque isso dificulta a leitura do monitor. Além disso, se você usa uma luminária em sua mesa, posicione-a na altura do seu queixo.

Finalmente, sabe as lâmpadas Edison que estão na moda atualmente? Olhar para uma lâmpada como essa (ou outros tipos de lâmpadas elétricas) pode ser benéfico para sua criatividade.

Plantas

Plantas podem te ajudar a trabalhar? Pode parecer bobeira mas, sim, uma planta em seu escritório pode aumentar sua produtividade e felicidade. Cientistas descobriram que plantas reduzem a fadiga em trabalhos que demandam atenção. Até mesmo uma janela com visão para a vegetação pode nos fortalecer e nos manter focados. Se você não consegue ver uma planta da sua mesa, talvez esteja deixando de ganhar um impulso de 15% na produtividade, de acordo com psicólogos da Exeter University.

Natureza é bom para você, porém, o que acontece se você não é bom em cuidar de plantas? Não se preocupe; estou no mesmo barco e, de alguma forma, consegui manter uma planta viva. O segredo: Compre um lírio da paz. Essa planta precisa de pouca luz solar para sobreviver e você somente precisa regar quando a terra ficar seca. Mas, a melhor coisa dessa planta é que ela te avisa quando precisa de água, se inclinando com tristeza – e, após regar, a planta se levanta novamente. Ressuscitar sua planta uma vez por semana pode te dar uma pequena, porém importante, sensação de realização.

Como muitas outras plantas, lírios da paz são ótimos para limpar o ar, de acordo com a NASA, então você pode trabalhar em um ambiente fresco e receber aquele impulso de produtividade ao mesmo tempo. Cacto e babosa são outras plantas de baixa manutenção a serem consideradas. Se você tem um lado verde, então qualquer planta serve para melhorar seu espaço de trabalho.

Temperatura

Em alguns escritórios, funcionários regularmente se enfrentam pelo controle do ar condicionado. Se isso descreve o seu ambiente de trabalho, aqui segue uma pesquisa para ajudá-lo a encerrar as batalhas de uma vez por todas – pelo menos se você costuma sentir frio. Pesquisadores da Cornell University descobriram que aumentar a temperatura do escritório de 20º para 25ºC reduz os erros de digitação dos funcionários em 44% e faz com que eles digitem 150% mais.

Talvez esse seja o motivo do porquê muitas pessoas se sentem menos produtivas no verão. Poderia ser por causa do forte ar-condicionado?

Apesar do estudo de temperatura não levar em conta a preferência pessoal, tente experimentar com a temperatura do seu escritório, se puder, e veja o que aconteça. Se você não pode controlar a temperatura em seu escritório, sempre há a opção de “vestir um casaco” ou usar um pequeno ventilador caso esteja muito quente.

Som

Há bons sons para se ouvir enquanto trabalha e, então, há o barulho. Muitas vezes temos que lidar com o barulho. No escritório – especialmente em escritórios abertos – a conversa das outras pessoas e até os ruídos da digitação podem ser distrações constantes. Trabalhando em casa, você talvez tenha que lidar com cachorro latindo, trabalhadores de construção civil e, até mesmo, com o som do tráfego na rua. E tem as notificações do celular que interrompem o que você estiver fazendo.

É difícil filtrar tudo isso quando você está tentando trabalhar. Um bom par de fones de ouvido com cancelamento de ruído podem ajudar. Escute músicas calmas como jazz, sua trilha sonora favorita no Youtube ou conversas de fundo do Coffitivity. A última opção se baseia em pesquisas que sugerem que o ruído do ambiente pode aumentar a criatividade.

Cor

A psicologia das cores é um fascinante campo de estudo. O McDonald’s usa vermelho e amarelo porque são cores de grande energia que estimulam nosso apaetite (leia: fazem nos comer mais nuggets). O Starbucks usa verde para promover uma sensação de relaxamento (leia: convencê-lo a relaxar dentro da loja). E as cores do seu escritório podem sutilmente influenciar seu trabalho.

A psicóloga Angela Wright explica como as cores nos fazem sentir, pensar e agir:

– Vermelho é energizante e quente, estimula nosso pulso e pode ser percebida como agressiva.
– Azul pode estimular o pensamento e ajudar na concentração e comunicação, mas alguns a consideram frio e sem emoção.
– Amarelo é estimulante e levanta o ânimo, mas o tom errado pode trazer ansiedade.
– Verde é uma cor tranquilizadora e equilibrada mas, dependendo de como é usada, pode ser vista como branda.
– Violeta encoraja o pensamento mas o uso exagerado pode trazer introspecção.
– Laranja é estimulador e divertido mas o uso exagerado pode ser opressor.
– Rosa é tranquilizadora mas o uso exagerado pode ser cansativo.
– Cinza é neutro, psicologicamente, e pode ser depressivo se o tom certo não for usado.
– Preto é sério e sofisticado mas pode ser pesado.
– Branco traz uma sensação de espaço mas pode ser cansativo de se olhar.
– Marrom é uma cor séria, mais quente que o preto e é sólida e encorajadora.

Lembre-se dos significados dessas cores quando for escolher a pintura do seu escritório e até quando for comprar acessórios para sua mesa. Objetos de mesa em cores coordenadas podem te ajudar a permanecer focado ao invés de distraído por sua mesa.

Como configurar sua mesa ergonomicamente

Além dessas decisões de design do escritório, outra consideração importante é a ergonomia do seu espaço de trabalho – com quanta eficiência e segurança você pode trabalhar com seu computador à sua mesa. Configure seu ambiente para manter-se saudável e evitar problemas como a lesão por esforço repetitivo (LER), dores nas costas e fadiga.

Escritórios corporativos geralmente contratam consultores de ergonomia para configurarem as áreas de trabalho dos funcionários, para reduzir o risco deles se lesionarem e mantê-los produtivos. Mas, e se sua empresa não se importa com a ergonomia ou você trabalha de casa? Você precisará pensar ergonomicamente por si mesmo. Isso é o que você deveria fazer.

A altura ideal da mesa

Sua mesa deve, idealmente, permitir que você digite no teclado com seus braços e mãos paralelos ao solo, seus pés retos no chão e suas pernas se encaixando confortavelmente embaixo da mesa quando estiver sentado (você deve ser capaz de cruzar as pernas confortavelmente). Dessa forma:

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Altura do teclado

Acesse Ergotron’s Workspace Planner (mostrado acima) e insira sua altura para descobrir as medidas de mesa que são certas para você.

Se sua mesa não suporte esta postura, você pode investir em um apoio de teclado, um descanso para os pés, apoiar a mesa ou, simplesmente, tentar ajustar a altura da sua cadeira.

Muitas mesas também contam pernas com ajuste de altura, no lugar das típicas pernas de 70cm de altura, o que é importante porque nenhum tamanho padrão serve para todos. O ergonomista profissional certificado Peter Budnick disse ao Ergoweb.com:

70cm é a altura correta para uma mesa de escritório? Absolutamente não, a não ser que você seja “alto” ou que você adicione um apoio para os pés, uma superfície ajustável para o teclado e outros diversos paliativos afim de modificar a área de trabalho para que sirva à maioria dos usuários.

A tecnologia de superfície de trabalho ajustável existe. Uma superfície de trabalho ajustável normalmente elimina a necessidade de um apoio de teclado; e elimina a necessidade de um apoio para os pés; e elimina a necessidade de um consultor de ergonomia; e elimina a necessidade de manutenção e reajuste de uma mesa de 70cm de altura para um usuário específico. E mais, gera ganhos em produtividade, qualidade e moral, assim como reduz o desconforto, dor e lesão, contribuindo para uma justificação econômica.

Trabalhar em pé

Algumas mesas com altura ajustável também permitem que você altere entre os modos sentado e em pé. Isso traz muitos benefícios visto que cientistas conectaram o fato de ficar sentado o dia todo com o aumento de pressão sanguínea, danos na coluna e aumento do risco de morte. Ficar em pé o dia todo também traz problemas, então, alternar entre os dois parece ser a melhor recomendação até o momento. Nós, que trabalhamos em pé, acreditamos que pensamos melhor assim e nos sentimos mais ativos, em comparação com constantemente sentados. Não é para todos, então, antes de investir em uma standing desk, tente elevar seu teclado e monitor até a altura recomendada na imagem acima – você pode usar resmas de papel, uma caixa resistente ou qualquer outra coisa que eleve seu equipamento até a altura adequada.

Cadeiras ergonômicas

Depois da mesa, a cadeira é a parte da mobília mais importante do seu escritório, especialmente se você fica sentado por muito tempo. Infelizmente, pesquisar boas cadeiras é tão fácil quanto pesquisar colchões – diversas opções, diversos preços e, novamente, nenhum tamanho serve para todos. Porém, fabricantes podem colocar o adjetivo “ergonômico” em qualquer produto que quiserem, incluindo cadeiras de escritório, então não se baseie apenas nesse termo.

O que procurar em uma cadeira de escritório ergonômica:

– Suporte lombar: A curva na parte de trás da cadeira deve apoiar a parte inferior da sua coluna, seguindo a curva natural das costas.
– Profundidade do assento: Cadeiras ideais permitem se sentar confortavelmente com suas costas apoiadas no suporte lombar, enquanto deixam um espaço entre a parte de trás dos joelhos e o assento. Regra geral: enquanto estiver sentado, veja se tem 3 ou 4 dedos de distância entre suas pernas e o fim do assento.
– Altura: Você deve ser capaz de ajustar a altura da cadeira para que os pés fiquem retos no chão ou em um apoio.
– Descanso de braço: Devem estar na altura adequada para que seus ombros não se curvem e para que você possa manter seus braços paralelos ao solo.
– Reclinação: Reclinar a cadeira, próximo de 135 graus, pode ser melhor para sua coluna do que sentar-se em um ângulo de 90 graus.
– Material: Preferência pessoal mas algumas pessoas preferem malha porque se sentem quentes em outros tipos de cadeira. Prefira materiais duráveis; cadeiras com espumas baratas se desgastam rapidamente.

Quanto mais ajustável for a cadeira, maior a probabilidade dela vestir como uma luva e te manter confortável o dia todo. Cadeiras de alta qualidade permitem ajustar a posição e a firmeza do apoio lombar, a profundidade do assento e mais.

O Wirecutter recomenda testar a cadeira por 30 minutos, semelhante à forma como você a usaria – por exemplo, usar a cadeira em frente à mesa enquanto digita. O escolha deles foi uma cadeira de 900 dólares. Há opções mais baratas de cadeiras ergonômicas mas, antes de comprá-las, lembre que a cadeira do escritório é um investimento em bem-estar e, geralmente, é melhor gastar seu dinheiro onde você gasta seu tempo. De qualquer forma, escolha uma cadeira que apoie seu corpo inteiro.

Posicionamento adequado do monitor

O modo como você posiciona seu monitor importa, também. Um posicionamento inadequado pode causar tensão nos olhos, postura errada, problemas nos ombros e mais. Segue, abaixo, orientações do Departamento de Administração de Segurança e Saúde Ocupacional do Trabalho dos EUA para se manter saudável em frente ao monitor.

– Mantenha seu monitor ou tela do notebook de 50 a 100cm afastado dos olhos. Se o monitor estiver muito longe, você será forçado a se inclinar e perderá o apoio lombar. Muito perto e seus olhos se esforçarão mais para focar. Você deve ser capaz de ler todo o texto confortavelmente, mantendo uma postura adequada. Se o texto é muito pequeno, dê zoom.
– A linha superior da tela deve estar no mesmo nível ou abaixo dos olhos. Se o monitor estiver muito alto, você será forçado a tensionar sua cabeça, pescoço e costas. Ao mesmo tempo, seu ângulo de visão da tela inteira não pode ser maior do que 60 graus.
– Não incline o monitor mais do que 10 a 20 graus. Mais do que isso e os objetos na tela se tornarão difíceis de ler.
– Coloque o monitor perpendicular às janelas. Isso evita reflexos.

Se você estiver com dor nos olhos, olhos secos ou dores de cabeça após longas horas olhando para o monitor, considere usar óculos com lentes anti-reflexo, caso use. Lembre-se de dar uma pausa, também. A regra 20-20-20 consiste em olhar para algo a 20 pés (6 metros) de distância por 20 segundos a cada 20 minutos para proteger seus olhos.

Posicionamento e tipos de teclado e mouse

Finalmente, vamos falar sobre teclado e mouse. Ambos também têm um posicionamento ideal.

O teclado deve estar suficientemente perto para que você possa manter seus cotovelos confortavelmente ao lado do corpo, prevenindo lesões nos ombros. Como mencionado anteriormente, o teclado deve ficar em uma posição mais baixa para que os braços fiquem paralelo ao solo com os pulsos retos ou inclinados para baixo. Infelizmente, a maioria dos teclados não são ergonomicamente desenhados. Eles são inclinados e a parte de trás é mais alta que a da frente, dobrando os pulsos ao digitar.

Uma correção para isso é adquirir um apoio ou uma bandeja de teclado que o posicione para baixo. Um descanso de pulso (que na verdade é para a palma da mão) para seu mouse traz mais conforto e previne os pulsos de se torcerem.
Usa notebook? Por causa do teclado e tela fixos, é mais difícil ter o posicionamento ideal de ambos ao mesmo tempo. Um suporte de notebook combinado com um teclado externo podem ajudar a encontrar o melhor equilíbrio.

Se você quer investir em um teclado ergonômico porque está já sente tensão nos ombros ou pulsos ou está preocupado em não desenvolver essas dores, recomendo (após 150 horas testando teclados) o Microsoft Sculpt Ergo ou o Matias Ergo Pro. Além de terem sido criados visando a posição ideal de braços e pulsos, estes teclados divididos ajudam a manter seus pulsos retos e seus braços ao lado do corpo, reduzindo aquela inclinação que tantos trabalhadores sofrem. Teclados ergonômicos também separam, ou removem, o teclado numérico. Isso significa que você pode manter o mouse mais perto do teclado e evitar esticar o braço para movê-lo.

Em relação ao mouse, prefira um de tamanho confortável para suas mãos. Se for muito grande ou pequeno, você acabará torcendo o pulso em posições estranhas. O Wirecutter tem recomendações para diferentes necessidades e há alternativas baratas que podem ser mais confortáveis do que o mouse tradicional.

Você também pode prevenir a lesão nos pulsos digitando menos. Segue uma explicação de como usar expansores de texto para aumentar a produtividade e reduzir a digitação de frases comuns.

Praticar a postura correta

Seja em pé ou sentado à mesa, usando equipamentos ergonômicos ou não, as melhores coisas que você pode fazer para se manter saudável é ser mais ativo durante o dia e regularmente corrigir a postura. Faça pausas frequentes que incorporem se mover e se espreguiçar. Fortaleça seu abdômen – faça movimentos de contração quando estiver sentado e em pé – para evitar dores nas costas e posicionar sua coluna de forma natural. Coloque os ombros para trás e sente reto (como sua mãe te ensinou a fazer!).

Como organizar sua mesa

Todo mundo tem suas próprias preferência em relação ao espaço de trabalho. Para alguns, uma mesa minimalista e limpa é melhor, enquanto outros prosperam em meio a pilhas de papéis e ferramentas ao redor do teclado. (Salas arrumadas têm conexão com bons hábitos enquanto salas bagunçadas parecem ajudar as pessoas a serem mais criativas, sugere uma série de estudos). Independentemente do ambiente que você preferir, um pouco de organização ou um sistema pode te ajudar a controlar seu dia de trabalho e evitar que você gaste horas procurando arquivos e pastas.

Pense em sua mesa como um cockpit

O cockpit de uma aeronave coloca todos os controles e painéis de informações necessários ao alcance do braço do piloto – e deixa de fora informações alheias ou ferramentas que possam ser distrações. Idealmente, seu espaço de trabalho funcionaria da mesma forma.

Para um uso mais eficiente e livre de distrações:

– Mantenha ao alcance apenas o que usa diariamente. Pode ser a caneta e o caderno de anotações, o cabo de recarregamento de bateria do telefone, sua garrafa d’água ou copo de café e um pano para limpar a tela.
– Guarde todo o resto. Guarde os objetos que usa uma vez por semana ou mês, como tesouras e post-its, em gavetas; arquivos e páginas impressas em um gabinete próprio ou caixa; e coisas que você só usa a cada lua cheia, como papéis para impressão de fotos, o mais longe possível da sua mesa.
– Mantenha as decorações pessoais ao mínimo. Fotos, lembranças de viagem e outros objetos nos trazem alegria quando olhamos. Em excesso, entretanto, podem interromper sua linha de raciocínio mais do que os colegas fazem. Tente limitar suas decorações pessoais em 3 itens ou menos – e mova qualquer outro objeto para fora da sua linha de visão. O que quer que faça, somente deixe em sua mesa coisas que sejam úteis, necessárias ou que tragam alegria – critério para limpar qualquer tipo de espaço.
– Esconda suprimentos e ferramentas estrategicamente atrás do monitor ou embaixo da mesa. Você ainda poderá ter as coisas ao alcance mas escondidas. Você pode montar um HD externo, por exemplo, atrás do monitor, assim como cabos, canetas e outras coisas. O mesmo vale para guardar coisas embaixo da mesa. Use um gancho para pendurar seu headphone. Monte a torre do computador do lado de baixo da mesa.
– Arrume e prenda os cabos. Há diversas ferramentas para isso, como fitas de velcro, por exemplo.

Dedique alguns minutos ao final do dia para remover as coisas que apareceram em sua mesa e que não pertencem ao lugar. Uma mesa limpa vai te dar um novo começo no dia seguinte e manter o ritmo durante o dia.

Uma área de trabalho limpa no computador pode ajudar sua produtividade, também. Aqui segue um guia para organizar seus arquivos e pastas efetivamente.

Configure um fluxo de trabalho para sua mesa

Você provavelmente tem um fluxo de trabalho para seus projetos. Sua mesa é outra ferramenta para um trabalho mais produtivo – se você configurar esse retângulo de espaço para guardar e processar informações com mais eficiência.

No livro How to Set Up Your Desk, Matt Perman oferece um sistema simples: Mova os projetos em sua mesa da esquerda para a direita. Mantenha o lado direito livre e guarde a maioria dos seus suprimentos e papéis do lado esquerdo. À medida que começa a lidar com a papelada ou outros itens que requerem sua atenção, mova-os para a direita e, finalmente, para fora da sua mesa ao fim do dia (ou de volta ao lado esquerdo para prosseguir o trabalho na manhã seguinte).

Você também pode usar esse sistema na área de trabalho do computador. Se você trabalha com múltiplas janelas e monitores, mantenha sua “caixa de entrada” – e-mail, Twitter, Slack, abas ou artigos de referência, etc. à esquerda. Deixe os aplicativos e abas em que está trabalhando do lado direito do monitor. Mova as coisas da esquerda para a direita para visualmente organizar seus projetos. É como os quadros Kanban, mas com os papéis da sua mesa ou abas do navegador.

Outra dica do Perman para otimizar sua mesa: configure sua mesa da mesma maneira tanto em casa quanto no escritório (se você normalmente alterna entre os dois) para minimizar o desgaste de se mudar de uma ambiente para outro. Idealmente, isso significa o mesmo tipo de mesa, mesma cadeira, assim como o mesmo posicionamento do gabinete de arquivos e os mesmos acessórios de mesa.

Ambas ideias podem parecer extremas ou excessivamente estruturadas para algumas pessoas, mas você pode utilizar a ideia geral e melhorar o modo como trabalha em seu escritório, seja onde ele for.

Seu espaço de trabalho deve ser específico para você. É onde você realiza o trabalho da sua vida (ou, pelo menos, o trabalho que paga as contas). Ele deveria suportar seu bem-estar e o modo como você trabalha melhor. As dicas acima irão te ajudar a otimizar a configuração da sua mesa para que tenha o melhores dias de trabalho – e, também, para que tenha energia para a vida após o trabalho.

Texto originalmente publicado no site Zapier. Traduzido e adaptado pela equipe do Tutano.

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